یہ کیسے دیکھیں کہ آپ کا گوگل دستاویز کس نے دیکھا

Google Docs تعاون کے لیے ایک بہترین ٹول ہے کیونکہ یہ متعدد لوگوں کو ایک ہی وقت میں ایک دستاویز میں ترمیم اور کام کرنے کی اجازت دیتا ہے، بغیر یہ کہ کون کیا کر رہا ہے۔

اگر آپ یا آپ کی تنظیم Google Docs کا استعمال کرتی ہے، یہ جانتے ہوئے کہ ٹیم میں سے کس نے کون سی دستاویز دیکھی اور کب مفید معلومات ہو سکتی ہیں۔ اس بات کو یقینی بنانے سے کہ ہر کوئی مسودہ، شرائط و ضوابط، آپ کی تازہ ترین جمع آوری، پالیسیاں اور طریقہ کار، یا کوئی اور اہم دستاویز پڑھے، یہ دیکھنے کے قابل ہو کہ کس نے کیا کیا اور کب ضروری ہے۔

ابھی تک، آپ یہ نہیں دیکھ سکے کہ آپ کے Google Docs کو کس نے دیکھا ہے۔ آپ دیکھ سکتے ہیں کہ اس میں ترمیم کس نے کی ہے، لیکن یہ نہیں کہ کس نے اسے پڑھا ہے۔ اگر انہوں نے محفوظ نہیں کیا، ترمیم نہیں کی یا تبصرہ چھوڑا، تو آپ کو اندازہ نہیں تھا کہ کیا کوئی خاص شخص کسی دستاویز کا تازہ ترین ورژن پڑھتا ہے۔

نیز، چونکہ آپ صرف پڑھنے کی اجازت کے ساتھ Google Docs کا اشتراک کر سکتے ہیں، اس لیے آپ کچھ لوگوں کے ساتھ دستاویز کا اشتراک اس نیت سے کر سکتے ہیں کہ وہ دستاویز کا جائزہ لیں لیکن کوئی تبدیلی نہ کریں۔

Google Docs کے موجودہ ورژن آپ کو ترتیبات کو ترتیب دینے کی اجازت دیتے ہیں تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ آپ کے Google Docs کو کس نے دیکھا ہے۔ آئیے اس پر ایک نظر ڈالیں کہ آپ خود یہ کیسے کر سکتے ہیں۔

G Suite ایکٹیویٹی مانیٹر

G Suite عام طور پر وہ تنظیمیں استعمال کرتی ہیں جن میں تعاون ضروری ہے۔ اگر آپ باقاعدگی سے دوسروں کے ساتھ تعاون کرنے کے لیے G Suite استعمال کرتے ہیں، تو آپ کسی بھی Google Docs فائل کی دیکھنے کی سرگزشت دیکھنے کے لیے ایکٹیویٹی مانیٹر کا استعمال کر سکتے ہیں۔

ایسا کرنے کے لیے ان اقدامات پر عمل کریں:

1. گوگل شیٹ فائل کھولیں۔

   

2. اوپر کی طرف رجحان پر کلک کریں۔ تیر کا آئیکن اوپری دائیں طرف، یا پر جائیں۔ اوزار پل ڈاؤن مینو

   

3. کھولو سرگرمی کا ڈیش بورڈ

   

4. پر کلک کریں تمام ناظرین آپ کے تنظیمی ٹیب کے لیے

   

یہ عمل آپ کو دستاویز میں آراء کو ٹریک کرنے کے قابل بنائے گا، بشمول ہر ناظرین کے آخری منظر کی تاریخ اور وقت۔

اگر آپ کو اپنے Google Doc میں ایکٹیویٹی مانیٹر کا آپشن نظر نہیں آتا ہے تو اس کا امکان یہ ہے کہ آپ G Suite ورژن کے بجائے Google Docs کے مفت ورژن، یا ذاتی اکاؤنٹ میں لاگ ان ہیں۔

ناظرین اور تبصرے کے رجحانات

یہ دیکھنے کے علاوہ کہ آپ کے Google Docs کو کس نے دیکھا، ایکٹیویٹی مانیٹر آپ کو رجحانات دیکھنے کے قابل بناتا ہے جب لوگوں نے آپ کی دستاویز کو دیکھا یا اس پر تبصرہ کیا۔

ناظرین کا رجحان: آپ کو 7 دنوں سے لے کر اب تک کے کسی بھی وقت کے لیے منفرد ناظرین کی تعداد کا بار چارٹ دکھاتا ہے۔

تبصرے کا رجحان: آپ کو 7 دن سے لے کر ہر وقت تک کسی بھی وقت میں تبصرے کے رجحان کے بار چارٹس دکھاتا ہے۔

Google Docs میں دیکھنے کی سرگزشت کو بند کریں۔

اگر کسی بھی وجہ سے آپ کسی دستاویز کی دیکھنے کی سرگزشت کو بند کرنا چاہتے ہیں، تو آپ ان فوری اقدامات پر عمل کر کے بھی ایسا کر سکتے ہیں:

1. گوگل شیٹ کھولیں۔

   

2. اوپر کی طرف رجحان پر کلک کریں۔ تیر اپنے ڈاکٹر کے اوپری دائیں جانب یا پر جائیں۔ اوزار پل ڈاؤن مینو سے

   

3. کھولو سرگرمی کا ڈیش بورڈ

   

4. منتخب کریں۔ رازداری کی ترتیبات

   

5. دستاویز کی ترتیب کے تحت، ٹوگل کریں۔ اس دستاویز کے لیے میری دیکھنے کی سرگزشت دکھائیں۔ بند کرنے کے لئے

   

یہ اختیار Google Docs کے ذاتی یا مفت ورژن میں بھی دستیاب ہے۔ اگر آپ کسی دستاویز پر کام کر رہے ہیں لیکن نہیں چاہتے کہ آپ کے ساتھیوں کو اس وقت تک معلوم ہو جب تک کہ آپ اپنی حتمی نظرثانی کو شیئر کرنے کے لیے تیار نہ ہوں، تو آپ اپنی دیکھنے کی سرگزشت کو بند کر سکتے ہیں۔

گوگل شیٹس کھول کر شروع کریں، اور کلک کریں۔ ترتیبات.

ترتیبات کا مینو آپ کو "سرگرمی ڈیش بورڈ" کی ترتیبات کے ساتھ اپنی دیکھنے کی سرگزشت کو بند کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ایک بار جب آپ اسے "آف" پوزیشن پر ٹوگل کر دیتے ہیں، تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

یہ کیسے دیکھیں کہ آپ کے Google Doc میں کس نے تبدیلیاں کی ہیں۔

ورژن کنٹرول بہت اہم ہے، خاص طور پر اگر آپ ریگولیٹڈ انڈسٹری میں کام کرتے ہیں۔ ورژن کنٹرول ایک ایسی چیز ہے جسے Google Docs نے تھوڑی دیر کے لیے اچھا کیا ہے۔ Docs دکھائے گا کہ کس نے کسی دستاویز میں ترمیم کی ہے، اسے محفوظ کیا ہے یا اس کا اشتراک کیا ہے۔ یہ دراصل نہ صرف G Suite کے ساتھ بلکہ ذاتی Google Docs کے ساتھ بھی کام کرتا ہے۔

اگر آپ ورژن کنٹرول میں دلچسپی رکھتے ہیں یا اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ کسی نے بھی ایسی تبدیلیاں نہیں کی ہیں جو انہیں فائل کو لاک ڈاؤن کیے بغیر نہیں کرنی چاہیے، تو آپ ان اقدامات پر عمل کر کے جان سکتے ہیں:

1. ایک گوگل شیٹ کھولیں جسے آپ ٹریک کرنا چاہتے ہیں۔

   

2. منتخب کریں۔ فائل اور ورژن کی تاریخ

   

3. منتخب کریں۔ ورژن کی تاریخ دیکھیں

   

آپ کی سکرین کے دائیں طرف ایک ونڈو نمودار ہونی چاہیے جو زیر بحث دستاویز کے لیے ہر محفوظ اور ترمیم کو ظاہر کرتی ہے۔ اس بات پر منحصر ہے کہ آپ نے G Suite یا Google Docs کو کیسے ترتیب دیا ہے، آپ دستاویز کے اوپری حصے میں ’آخری ترمیم تھی…‘ لنک کو منتخب کرکے بھی اس ڈیٹا کو دیکھ سکتے ہیں۔ یہ آپ کو بالکل اسی جگہ لے جاتا ہے۔

اس ونڈو کے اندر، آپ کے پاس ترمیم کرنے سے پہلے دستاویز کا پچھلا ورژن دیکھنے کا اختیار بھی ہونا چاہیے۔

یہ ورژن کنٹرول کے لیے ضروری ہے کیونکہ آپ کے پاس آڈٹ ٹریل ہے کہ کیا تبدیلیاں کی گئیں، وہ کب کی گئیں، اور کس کے ذریعے کی گئیں۔ یہ بھی مفید ہے اگر آپ نے کچھ تبدیلیاں کی ہیں، اس پر سو جائیں، اپنا ذہن بدلیں، اور انہیں واپس کرنا چاہتے ہیں۔

یہ کیسے دیکھیں کہ کس نے آپ کے گوگل دستاویز کا اشتراک کیا ہے۔

آپ یہ بھی دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کا Google Doc کس نے اور کب شیئر کیا ہے۔ آپ اشتراک کی ترتیبات بھی دیکھ سکتے ہیں تاکہ آپ اپنی دستاویز تک رسائی کو بہتر طریقے سے کنٹرول کر سکیں۔

1. کے پاس جاؤ drive.google.com
2. پر کلک کریں مائی ڈرائیو بائیں طرف

   

3. چھوٹے پر کلک کریں۔ میں اوپری دائیں کونے پر بٹن

   

4. کلک کریں۔ سرگرمی

   

5. یا تو ہر فائل یا فولڈر پر انفرادی طور پر کلک کریں یا اسکرین کے دائیں جانب اسکرول بار کا جائزہ لیں۔ یہ آپ کو دکھائے گا کہ آپ کی دستاویز کا اشتراک کس نے کیا ہے۔

   

آپ شیئر کو منتخب کر کے دستاویز کے اندر سے بھی چیک کر سکتے ہیں۔ لوگوں کے نام پاپ اپ ونڈو میں ظاہر ہوں گے۔ اگر ایک سے زیادہ لوگ ہیں، ایک نام منتخب کریں اور تمام ناموں کی فہرست ظاہر ہو جائے گی۔

حتمی خیالات

اگر آپ کے پاس G Suite اکاؤنٹ تک رسائی نہیں ہے تو یہ تعین کرنے کی آپ کی اہلیت محدود ہے کہ آپ کے دستاویزات کو کس نے دیکھا، شیئر کیا اور ان میں ترمیم کی ہے۔ تاہم، ابھی بھی کچھ بنیادی معلومات حاصل کرنے کے طریقے موجود ہیں۔

اس گائیڈ میں فراہم کردہ مراحل پر عمل کرکے، آپ جلدی اور آسانی سے دیکھ سکتے ہیں کہ کس نے آپ کی Google Docs دستاویز کو دیکھا، اس میں ترمیم کی، کسی بھی طرح سے تبدیلی کی ہے۔