ورچوئل میٹنگز لوگوں سے رابطے میں رہنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ لیکن بعض اوقات ایک ویڈیو چیٹ کافی نہیں ہوتا ہے۔ جب آپ کو گروپ کے ساتھ کچھ شیئر کرنے کی ضرورت ہو تو کیا ہوتا ہے؟
Microsoft ٹیمیں گروپ کو بالکل وہی دکھانا آسان بناتی ہیں جس کے بارے میں آپ شیئر اسکرین فیچر کے ساتھ بات کر رہے ہیں۔ آپ اسے استعمال کر سکتے ہیں، چاہے آپ ڈیسک ٹاپ پر ہوں یا اپنے موبائل ڈیوائس پر۔
اب آپ کو بصری بیٹ کو چھوڑے بغیر میٹنگ کرنے کی آزادی ہے۔
ڈیسک ٹاپ شیئرنگ
آپ کے ڈیسک ٹاپ سے اشتراک کرنا اتنا ہی آسان ہے جتنا آپ کے میٹنگ کنٹرولز سے ایک بٹن دبانا:
- شیئر آئیکن تلاش کریں (ایک باکس سے گھرا ہوا اوپر کی طرف اشارہ کرنے والے تیر کی طرح لگتا ہے)۔
- وہاں سے، آپ اشتراک کرنے کے لیے ایک ونڈو، ایک پاورپوائنٹ فائل، ایک وائٹ بورڈ، یا اپنا پورا ڈیسک ٹاپ منتخب کر سکتے ہیں۔
- یہ نہ بھولیں کہ آپ کو سٹاپ شیئرنگ بٹن پر کلک کرنے کی ضرورت ہے جب مکمل ہو جائے، یا آپ کی ونڈو پورے گروپ کے لیے کھلی رہے گی۔
ذہن میں رکھیں کہ ٹیمز کا ویب ورژن بھی تھوڑا مختلف طریقے سے کام کرتا ہے۔ اگر آپ ڈیسک ٹاپ ایپ استعمال نہیں کر رہے ہیں، تو آپ کو اپنی اسکرین سے زیادہ شیئر کرنے کے لیے Microsoft Edge یا Google Chrome کا تازہ ترین ورژن درکار ہے۔
میک صارفین اسکرین کا اشتراک کرنے سے پہلے رازداری کی ترتیبات کو تبدیل کرنے کا اشارہ دیکھ سکتے ہیں۔ تاہم، لینکس کے صارفین قسمت سے باہر ہیں۔ پلیٹ فارم پر ونڈو شیئرنگ دستیاب نہیں ہے۔
پاورپوائنٹ سلائیڈز کا اشتراک کرنا
اگر آپ پاورپوائنٹ پریزنٹیشن کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں، تو یہ اسی طرح شروع ہوتا ہے۔
- اپنے میٹنگ کنٹرولز کو تلاش کریں اور شیئر آئیکن پر کلک کریں۔
- پاورپوائنٹ کو اس قسم کے طور پر منتخب کریں جس کا آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
- اگلا، آپ پاورپوائنٹ سیکشن سے اپنی فائل منتخب کر سکتے ہیں۔ یہ فہرست آپ کے ڈیسک ٹاپ پر تازہ ترین فائلوں سے آتی ہے۔ لہذا، اگر آپ نے اپنی OneDrive یا اپنی ٹیم کی SharePoint سائٹ میں فائلیں کھولی یا ان میں ترمیم کی ہے، تو یہ یہاں درج ہے۔
اس پہلے سے آباد فہرست میں سے ایک فائل کا انتخاب تمام میٹنگ کے شرکاء کو سلائیڈز دیکھنے کی اجازت دیتا ہے۔ میٹنگ کے اختتام پر وہ فائلوں تک بھی رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
تاہم، اگر آپ براؤز فیچر سے کوئی فائل منتخب کرتے ہیں، تو عمل قدرے مختلف ہوتا ہے۔ آپ کی ٹیم اب بھی سلائیڈز دیکھ سکتی ہے، لیکن پہلے، آپ کو میٹنگ کے لیے ٹیموں میں فائل اپ لوڈ کرنی چاہیے۔ چینل میٹنگز کے لیے، یہ فائل چینل میں فائلز ٹیب میں جاتی ہے۔ چینل پر کسی بھی ٹیم ممبر کو اس طرح فائل تک رسائی حاصل ہے۔ تاہم، نجی میٹنگز کی فائلیں آپ کے OneDrive میں محفوظ ہوتی ہیں۔ صرف اس نجی میٹنگ کے شرکاء کو پاورپوائنٹ فائل تک رسائی حاصل ہے۔
مشترکہ اسکرینوں کا کنٹرول دینا
بعض اوقات آپ کو میٹنگ کے دوران ٹیم کے دیگر اراکین کے ساتھ مل کر کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ کوئی اور آپ کی اسکرین پریزنٹیشنز میں آپ کی مدد کرے، تو آپ کو انہیں کنٹرول دینے کی ضرورت ہے۔ پریشان نہ ہوں، اگرچہ، کیونکہ میٹنگ کے دوران آپ دونوں کے پاس فائل کا کنٹرول ہوگا۔
- شیئرنگ ٹول بار کو لانے کے لیے اسکرین کے اوپری حصے پر ہوور کریں۔ Give Control بٹن پر کلک کریں اور نیچے اس شخص تک سکرول کریں جسے آپ کنٹرول دینا چاہتے ہیں۔
- کارروائی مکمل کرنے کے لیے اس شخص کے نام پر کلک کریں۔
جب آپ ایسا کرتے ہیں، Microsoft ٹیمیں اس شخص کو مطلع کرتی ہیں کہ آپ ان کے ساتھ کنٹرول کا اشتراک کر رہے ہیں۔ اس کے بعد وہ ترمیم، انتخاب، اور بصورت دیگر مشترکہ اسکرین میں ترمیم کر سکتے ہیں۔
کنٹرول واپس لینا اتنا ہی آسان ہے جتنا ٹول بار میں ٹیک بیک کنٹرول بٹن پر کلک کرنا۔
مشترکہ اسکرینوں کو کنٹرول کرنا
کیا آپ کو لگتا ہے کہ فائل والے شخص کی مدد کرنا مددگار ہو گا؟ جب کوئی دوسرا شخص اسکرین کا اشتراک کر رہا ہو تو آپ کنٹرول حاصل کرنے کی درخواست بھیج سکتے ہیں۔
- بس Request Control پر کلک کریں اور ان کے جواب کا انتظار کریں (اگر انہوں نے اس قابلیت کو فعال نہیں کیا ہے، تو یہ نیچے کی تصویر کی طرح گرے ہو جائے گا۔)
- اسکرین کا اشتراک کرنے والے شخص کو درخواست کو منظور یا مسترد کرنے کی آزادی ہے۔ اگر وہ اسے قبول کرتے ہیں، تو آپ کنٹرول میں رہتے ہوئے مختلف چیزیں کر سکتے ہیں جیسے ترمیم، انتخاب اور ترمیم۔
- جب آپ شیئرنگ کنٹرول کو روکنے کے لیے تیار ہوں تو ٹول بار پر واپس جائیں اور ریلیز کنٹرول پر کلک کریں۔
شیئرنگ کے دوران سسٹم آڈیو استعمال کرنا
بعض اوقات آپ کو ریموٹ پریزنٹیشنز کے دوران آڈیو شیئر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ٹیمیں آڈیو کلپس کا اشتراک کرنے یا ویڈیو چلانے کے لیے آپ کے کمپیوٹر کے آڈیو کو میٹنگ کے شرکاء تک پہنچانا آسان بناتی ہیں۔
- اپنے سسٹم آڈیو کا اشتراک شروع کرنے کے لیے اپنے میٹنگ کنٹرولز سے شیئر آئیکن کو منتخب کریں۔
- شروع کرنے کے لیے سسٹم آڈیو شامل کریں بٹن پر کلک کریں۔
یاد رکھیں کہ آپ کے سسٹم سے تمام آوازیں ٹیموں کے ذریعے جائیں گی۔ اور اس میں وہ اطلاعات شامل ہیں جنہیں آپ نجی رکھنا چاہتے ہیں۔ لہذا، ان اطلاعات کو بند کرنا اچھا خیال ہو سکتا ہے – کم از کم عارضی طور پر!
ذہن میں رکھیں کہ وائٹ بورڈ یا پاورپوائنٹ فائل کا اشتراک کرتے وقت سسٹم آڈیو کا اشتراک کام نہیں کرے گا۔ نیز، ایپ کی حدود کی وجہ سے، آڈیو کا اشتراک صرف ونڈوز ڈیوائسز پر کام کرتا ہے۔
موبائل شیئرنگ
کبھی کبھی جب آپ چلتے پھرتے ملاقات کر رہے ہوتے ہیں تو آپ کو اسکرینوں کا اشتراک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ٹیمیں آپ کو موبائل ایپ کے ذریعے بھی جو کچھ آپ دیکھ رہے ہیں اس کا اشتراک کرنے دیتی ہیں!
- مواد کا اشتراک شروع کرنے کے لیے، اپنی میٹنگ اسکرین پر مزید اختیارات کے لیے تین نقطوں پر کلک کریں۔
- شیئر آئیکن کو منتخب کریں۔
- آپ جس چیز کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کریں۔ آپ کے اختیارات میں ایک ویڈیو، تصویر، اور آپ کی پوری اسکرین شامل ہے۔
- اپنی اسکرین کے نیچے کی طرف جائیں اور جب آپ اشتراک کرنے کے لیے تیار ہوں تو اسٹارٹ پر ٹیپ کریں۔
- جب ہو جائے تو اسٹاپ بٹن پر ٹیپ کریں۔
اپنی ٹیم میٹنگز میں مزید مواد کا اشتراک کریں۔
آج کل، فاصلے کو زبردست مواد کی راہ میں کھڑے ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ جب بھی آپ کو ضرورت ہو Microsoft ٹیموں میں بٹن کو تھپتھپا کر اپنا اشتراک کریں۔ یا پریزنٹیشن جاری رکھنے کے دوران میٹنگ کنٹرول میں کسی اور کو دیں۔ تعاون کبھی بھی آسان نہیں تھا!
کیا آپ اپنی ٹیموں کی میٹنگز کے لیے اسکرین شیئر کی خصوصیت استعمال کرتے ہیں؟ یہ کیسے کام کر رہا ہے؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں اپنے تجربے کے بارے میں ہمیں بتائیں۔