ایک بڑی گروپ میٹنگ کرنا اکثر کھلی بات چیت اور خیالات کا تبادلہ کرنا مشکل بنا سکتا ہے۔ خوش قسمتی سے، مائیکروسافٹ ٹیموں کے ساتھ، بریک آؤٹ رومز میں شامل ہونا ایک چھوٹے گروپ کے درمیان مواصلت کو زیادہ ہموار بنا سکتا ہے۔ اگر آپ نے ابھی ٹیموں کا استعمال شروع کیا ہے، تو ہو سکتا ہے آپ اس بات سے واقف نہ ہوں کہ آپ ایسے کمرے میں کیسے شامل ہو سکتے ہیں۔ پریشان ہونے کی کوئی بات نہیں، ہم نے آپ کا احاطہ کر لیا ہے۔
اس مضمون کو پڑھنے کے بعد، آپ مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم میں شامل ہونے، بنانے، نام تبدیل کرنے یا بند کرنے کا طریقہ جان کر چلے جائیں گے۔ ہم دیگر قیمتی سوالات کے جوابات بھی دیں گے تاکہ آپ اس مضبوط ٹیم تعاون سافٹ ویئر سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھا سکیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ رومز میں کیسے شامل ہوں؟
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ رومز ٹیم مواصلات کو بہت آسان بنا سکتے ہیں۔ ایک کمرے میں شامل ہو کر، آپ اپنی مارکیٹنگ کی حکمت عملی کی تفصیلات پر خاص طور پر اس کے ارد گرد بنائے گئے گروپ کے ساتھ گفتگو کر سکیں گے۔ شاید آپ ایک طالب علم ہیں، اور آپ کے پروفیسر کو کچھ گروپ اسائنمنٹس کے لیے آپ کو ایک علیحدہ کمرے میں شامل کرنے کی ضرورت ہے۔
جان لیں کہ صرف میٹنگ کے منتظمین ہی یہ کمرے بنا سکتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ بریک آؤٹ روم میں شامل ہو سکیں گے صرف ایک بار جب منتظم اسے بنائے گا۔ ایپ آپ کو فوری طور پر کمرے میں لے جائے گی، یا آپ کو اس میں شامل ہونے کی دعوت ملے گی۔
ڈیسک ٹاپ پر
- اگر آپ خود بخود کمرے میں شامل نہیں ہوتے ہیں تو دعوت نامہ کے ظاہر ہونے کا انتظار کریں۔
- جب پاپ اپ ونڈو ظاہر ہوتی ہے، تو "جوائن روم" پر کلک کریں۔
- اب آپ مرکزی میٹنگ سے الگ اس کمرے میں چیٹ کر سکتے ہیں۔
- مرکزی اجلاس میں واپس جانے کے لیے، "واپس" بٹن پر کلک کریں۔ اگر آپ کے میٹنگ آرگنائزر نے پہلے اسے فعال نہیں کیا ہے تو آپ کو یہ اختیار نظر نہیں آئے گا۔
- "جوائن روم" بٹن پر کلک کرکے بریک آؤٹ روم میں واپس جائیں۔
موبائل آلات پر
- پاپ اپ کے ظاہر ہونے کا انتظار کریں۔
- ایک بار ایسا ہو جانے کے بعد، بریک آؤٹ روم میں سوئچ کرنے کے لیے "شامل ہوں" پر ٹیپ کریں۔
- اگر آپ ابتدائی دعوت نامہ کھو دیتے ہیں تو، مرکزی میٹنگ ونڈو کے اوپر ایک بینر ہوگا۔ وہاں "جوائن" پر کلک کریں۔
- "واپسی" اور "کمرے میں شامل ہوں" کے بٹنوں پر ٹیپ کرکے مرکزی میٹنگ اور بریک آؤٹ روم کے درمیان سوئچ کریں۔ تاہم، یہ خصوصیت ہمیشہ دستیاب نہیں ہوسکتی ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم کیسے بنایا جائے؟
میٹنگ آرگنائزر کے طور پر بریک آؤٹ روم بنانا آپ کو شرکاء کو چھوٹے گروپوں میں تقسیم کرنے میں مدد دے سکتا ہے۔ یہ فیچر کلاس میٹنگز یا کسی دوسری میٹنگ کے لیے آسان ہے جس میں گروپ ورک شامل ہو۔
اگر آپ نے کبھی بریک آؤٹ رومز کا انتظام نہیں کیا ہے، تو آپ کو پہلے اس اختیار کو فعال کرنا ہوگا:
- اپنی ٹیمز ڈیسک ٹاپ ایپ میں لاگ ان کریں۔
- اپنی پروفائل تصویر پر کلک کرکے "ترتیبات" کا صفحہ کھولیں۔
- "جنرل" سیکشن پر جائیں اور "ایپلی کیشن" ٹیب تلاش کریں۔
- یقینی بنائیں کہ "نئے میٹنگ کے تجربے کو آن کریں" کا اختیار نشان زد ہے۔
- ایپ کو دوبارہ شروع کریں۔
اب آپ مرکزی میٹنگ میں ایک بریک آؤٹ روم بنانے کے لیے تیار ہوں گے۔ تاہم، جاننے کے قابل چند نکات ہیں:
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم کے تمام شرکاء ایپ کا تازہ ترین ورژن استعمال کرتے ہیں۔
- بریک آؤٹ رومز بنانے کے لیے ڈیسک ٹاپ ایپ ورژن استعمال کریں۔
- کنٹرول مینو پر بریک آؤٹ روم آپشن دیکھنے کے لیے آپ کو میٹنگ آرگنائزر بننا ہوگا۔
- بریک آؤٹ روم صرف اس وقت دستیاب ہوتے ہیں جب کسی مخصوص چینل یا کیلنڈر میں یا پرائیویٹ طور پر طے شدہ میٹنگز میں ’’Meet Now‘‘ شروع کریں۔ آپ کو ان کمروں کو باقاعدہ کال پر کرنے کا اختیار نہیں ہوگا۔
- میٹنگ کے شرکاء میں سے کسی کے پاس بریک آؤٹ رومز آپشن بنانے (یا دیکھنے) کا اختیار نہیں ہوگا، اور آپ یہ صلاحیت انہیں نہیں دے سکتے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم بنانے کے اقدامات یہ ہیں:
- میٹنگ شروع کریں جیسا کہ آپ عام طور پر کرتے ہیں۔
- شرکاء کے شامل ہونے کا انتظار کریں۔
- کنٹرول مینو میں "بریک آؤٹ رومز" بٹن پر کلک کریں۔ یہ اضافی اختیارات بیضوی اور رد عمل کے کنٹرول کے درمیان بٹن ہے۔
- "کمرے کی ترتیبات" کے تحت، منتخب کریں کہ آپ کو کتنے کمرے درکار ہیں۔
- "شرکاء" کے تحت منتخب کریں کہ آپ کس طرح ایپ کو کمرے میں نئے لوگوں کو تفویض کرنا چاہیں گے۔ آپ یا تو "خودکار طور پر" کو منتخب کر سکتے ہیں جو تمام لوگوں کو مخصوص کمرے میں تفویض کرے گا، یا "دستی طور پر"، جہاں آپ خود شرکاء کو شامل کرتے ہیں۔ نوٹ کریں کہ آپ بعد میں اس ترجیح کو تبدیل نہیں کر سکتے۔
- ختم کرنے کے لیے "کمرے بنائیں" کے بٹن پر کلک کریں۔
اب آپ نے مائیکروسافٹ ٹیموں میں ایک بریک آؤٹ روم بنایا ہے۔ آپ کو دائیں طرف کی سائڈبار پر کمرے کے انتظام کے اختیارات کے ساتھ تمام بریک آؤٹ کمروں کی فہرست نظر آئے گی۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم کیسے تفویض کریں؟
اگر آپ بریک آؤٹ روم بناتے وقت "دستی طور پر" اختیار کا انتخاب کرتے ہیں، تو آپ کو شرکاء کو خود شامل کرنا ہوگا۔ ایسا کرنے کے لیے درج ذیل مراحل پر عمل کریں:
- کمرہ بنانے کے بعد، "شرکا کو تفویض کریں" پر کلک کریں۔ آپ کو دائیں طرف کی سائڈبار پر اہم میٹنگ کے شرکاء کی فہرست نظر آئے گی۔
- اس شخص (یا لوگوں) کے نام کے ساتھ والے باکس پر نشان لگائیں جسے آپ کمرے میں شامل کرنا چاہتے ہیں۔
- " تفویض کریں" پر کلک کریں اور ایک کمرہ منتخب کریں جہاں آپ ان رابطوں کو شامل کرنا چاہتے ہیں۔
- اگر آپ مزید بریک آؤٹ رومز بنانا چاہتے ہیں، تو مرحلہ 2 اور 3 کو دہرائیں جب تک کہ ہر ایک کو ان کے کمروں میں تفویض نہ کریں۔
نوٹ: میٹنگ کے شرکاء جو ڈیسک فون کے ساتھ شامل ہوئے ہیں وہ بریک آؤٹ رومز میں شامل نہیں ہو سکیں گے۔ آپ مرکزی میٹنگ کو ان کے بریک آؤٹ روم کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم کا نام کیسے تبدیل کریں؟
ایک سے زیادہ کمروں کے ساتھ کام کرتے وقت بریک آؤٹ روم کا نام تبدیل کرنا خاص طور پر آسان ہے۔ آپ ہر گروپ کو نام دے سکتے ہیں، اس لیے یہ اس کام یا اس کے لیے تفویض کردہ لوگوں کی بہترین نمائندگی کرتا ہے۔ یہ ایک نسبتاً سیدھا کام ہے جس میں صرف چند مراحل شامل ہیں:
- جس کمرے کا آپ نام تبدیل کرنا چاہتے ہیں اس پر ہوور کریں اور بیضوی بٹن پر کلک کریں۔ یہ مزید اختیارات دکھائے گا۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو سے "کمرے کا نام تبدیل کریں" کے اختیار پر کلک کریں۔
- گروپ کا نام تبدیل کریں اور ختم کرنے کے لیے "کمرے کا نام تبدیل کریں" کو دبائیں۔
- ان تمام گروپس کے لیے جن کو نام تبدیل کرنے کی ضرورت ہے ان کے لیے اقدامات 1-3 کو دہرائیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم کو کیسے بند کیا جائے؟
اگر آپ بریک آؤٹ روم بند کرتے ہیں تو تمام حاضرین مرکزی اجلاس میں واپس آجائیں گے۔ آپ بریک آؤٹ رومز کو انفرادی طور پر یا ایک ہی وقت میں بند کر سکتے ہیں۔
بریک آؤٹ روم کو انفرادی طور پر بند کریں۔
- دائیں طرف کی سائڈبار میں "کھلے" کمرے کی حیثیت پر ہوور کریں۔
- مزید اختیارات کے لیے بیضوی بٹن پر کلک کریں۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو سے "کمرہ بند کریں" کو منتخب کریں۔
ایک ہی وقت میں تمام بریک آؤٹ رومز بند کریں۔
- دائیں طرف کی سائڈبار میں "کمرے بند کریں" کا اختیار منتخب کریں۔
یہ کمرے اب اپنی حیثیت کو "بند" میں تبدیل کر دیں گے۔ جب تمام شرکاء مرکزی میٹنگ میں واپس آجائیں، میٹنگ جاری رکھنے کے لیے "دوبارہ شروع کریں" پر کلک کریں۔
شرکاء کو ٹیموں میں مرکزی میٹنگ میں واپس جانے کی اجازت کیسے دی جائے؟
پہلے سے طے شدہ طور پر، شرکاء بریک آؤٹ روم میں رہتے ہوئے مرکزی میٹنگ میں واپس نہیں جا سکتے۔ آپ کو یہ اختیار پہلے سے آن کرنا ہوگا۔ خوش قسمتی سے، پورا عمل کیک کا ایک ٹکڑا ہے:
- بریک آؤٹ روم کے اوپری حصے پر جائیں اور مزید اختیارات کے لیے بیضوی پر کلک کریں۔
- "کمرے کی ترتیبات" پر کلک کریں۔
- ٹوگل بٹن کو آن کریں جو شرکاء کو مرکزی میٹنگ میں واپس آنے دیتا ہے۔
میٹنگ کے شرکاء کو اب مرکزی میٹنگ میں واپس لے جانے کے لیے اپنے بریک آؤٹ روم میں "واپس" بٹن پر کلک کرنے کا اختیار ہوگا۔ اس کے علاوہ، وہ "جوائن روم" بٹن پر کلک کر کے بریک آؤٹ روم میں واپس جا سکتے ہیں۔
اضافی سوالات
Microsoft ٹیموں سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے میں آپ کی مدد کے لیے یہاں کچھ اور سوالات ہیں۔
ایونٹ کے لیے ٹیموں اور چینلز کے استعمال کے بارے میں کیا خیال ہے؟
ٹیمیں اور چینلز Microsoft ٹیموں کے ضروری اجزاء ہیں۔ ٹیمیں لوگوں، مواد، یا ٹولز کا ایک گروپ بناتی ہیں جو کسی تنظیم کے اندر مخصوص پروجیکٹس کو گھیرے ہوئے ہیں۔ وہ یا تو نجی یا عوامی ہوسکتے ہیں۔ اگر بنیادی مقصد کسی خاص چینل میں ایک ٹیم کو نجی طور پر معلومات کا تبادلہ کرنا ہے، تو آپ بریک آؤٹ روم بنا سکتے ہیں۔ یہ فیچر ’’Met Now‘‘ (چینل میٹنگز) میں دستیاب ہے۔
آپ کے پاس معیاری چینل بریک آؤٹ روم ہو سکتے ہیں جہاں ہر کوئی شامل ہو سکتا ہے، یا ایک نجی چینل جہاں آپ کو شرکاء کو مدعو کرنا ہے۔
ٹیموں اور چینلز کے استعمال کے کچھ فوائد میں آسان مواد کا اشتراک، کوئی URL میٹنگ شیئرز، اور ہمیشہ دستیاب چیٹ آپشن شامل ہیں۔
موبائل ٹیموں کے بارے میں کیا خیال ہے؟
آپ اپنے iOS یا Android ڈیوائس پر میٹنگز میں شرکت کے لیے Microsoft Teams ایپ استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ ایپ اسٹور یا گوگل پلے سے ایپ ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ جب بریک آؤٹ رومز تک رسائی کی بات آتی ہے، تو آپ اپنے موبائل ڈیوائس پر ان میں شامل ہو سکتے ہیں، لیکن آپ اسے نہیں بنا سکتے۔ ایسا کرنے کے لیے آپ کو ڈیسک ٹاپ ورژن استعمال کرنا چاہیے۔ اس کے علاوہ، موبائل ٹیمز ایپ آپ کو چیٹ کرنے، کال کرنے، فائلیں شیئر کرنے اور اپ لوڈ کرنے، کمروں کے درمیان سوئچ کرنے، یا انہیں چھوڑنے دیتی ہے۔ جب میٹنگ آرگنائزر بریک آؤٹ روم کو بند کرتا ہے، تو آپ کا فون خود بخود آپ کو مرکزی میٹنگ میں بھیج دے گا۔
مجموعی طور پر، اگر آپ کا کمپیوٹر پہنچ سے باہر ہے تو موبائل ٹیمیں میٹنگز میں شرکت کے لیے ایک بہترین متبادل ہے۔ تاہم، جب ڈیسک ٹاپ ورژن پر کیا جاتا ہے تو اسے منظم کرنا بہت زیادہ موثر ہوتا ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں کے بریک آؤٹ رومز میں مہارت حاصل کرنا
مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ رومز بنانا اور ان کا انتظام کرنا راکٹ سائنس نہیں ہے۔ یہ کمرے کیسے کام کرتے ہیں اس میں مہارت حاصل کرنا آپ کے پیچھے کھڑے کسی بھی میٹنگ کو بہتر طریقے سے منظم کرنے میں مدد کرے گا۔ اسی لیے ہم نے یہ گائیڈ بنایا ہے۔ امید ہے، اب آپ آسانی سے بریک آؤٹ رومز میں شامل ہونے، تخلیق کرنے اور ان کا نظم کرنے کے قابل ہو جائیں گے۔
آپ عام طور پر کن کاموں کے لیے بریک آؤٹ روم بناتے ہیں؟ کیا آپ کو ان کمروں کے ساتھ میٹنگ کا انتظام کرنا آسان لگتا ہے؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں اپنے تجربات کا اشتراک کریں۔