تصویر 1 از 6
لاکھوں لوگ کام اور گھر دونوں جگہوں پر اپنے ای میل اور کیلنڈر کا نظم کرنے کے لیے Microsoft Outlook کا استعمال کرتے ہیں۔ یہ اس کی افادیت کا ثبوت ہے، لیکن سچ یہ ہے کہ بہت کم لوگ جانتے ہیں کہ اس کی خصوصیات سے زیادہ سے زیادہ فائدہ کیسے اٹھایا جائے۔
چند آسان چالوں کو سیکھنا آپ کا وقت بچا سکتا ہے، آپ کو زیادہ مؤثر طریقے سے کام کرنے میں مدد کر سکتا ہے، اور یہاں تک کہ آپ کے گھر اور کام کی زندگی کو ہم آہنگ کر سکتا ہے۔ یہ تجاویز آؤٹ لک 2013، 2016، 2019، اور مائیکروسافٹ 365 کے لیے تیار ہیں، لیکن بہت سے آؤٹ لک کے پرانے ورژن پر بھی لاگو ہوتے ہیں۔
ٹپ #1: فوری حصوں کا استعمال کرتے ہوئے بار بار ٹائپنگ کو ختم کریں۔
اگر آپ کو باقاعدگی سے متن کا معیاری بلاک ٹائپ کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ اسے بطور محفوظ کر سکتے ہیں۔ "فوری حصہ" اپنے ای میلز میں آسانی سے داخل کرنے کے لیے۔
- کمپوزر ونڈو میں متن کو نمایاں کریں۔
- پر کلک کریں۔ "داخل کریں" ربن مینو کو رول آؤٹ کرنے کے لیے ٹیب۔
- منتخب کریں۔ "فوری حصے" اور منتخب کریں “انتخاب کو کوئیک پارٹس گیلری میں محفوظ کریں۔
- کلک کریں۔ "ٹھیک ہے" نئے Quick Part فقرے کو محفوظ کرنے کے لیے پاپ اپ فریم میں۔
مستقبل میں، جب آپ متن کے اسی بلاک کو ٹائپ کرنا شروع کریں گے، تو آپ اسے ایک تجویز کے طور پر پاپ اپ دیکھیں گے۔ مارا۔ "واپسی" مکمل متن داخل کرنے کے لیے۔ آپ ماؤس کا استعمال کرتے ہوئے اپنا جملہ بھی منتخب کر سکتے ہیں۔ "فوری حصے" نیچے گرجانا. پلیسمنٹ کے اختیارات کے لیے اس پر دائیں کلک کریں، یا کوئیک پارٹس اور دیگر "بلڈنگ بلاکس" میں ترمیم اور نظم کریں۔
ٹپ #2: مستقبل کے وقت ڈیلیور کرنے کے لیے ایک پیغام لکھیں۔
اگر آپ کے پاس کچھ خبریں یا پیغامات ہیں جنہیں آپ فوری طور پر شیئر نہیں کرنا چاہتے تو آؤٹ لک آپ کو ایک مخصوص وقت تک ڈیلیوری کو موخر کرنے دیتا ہے۔
- اپنا ای میل لکھیں اور اپنے وصول کنندہ کو شامل کریں۔ بھیجنے کے لیے ہر چیز تیار رکھیں جیسا کہ آپ عام طور پر کرتے ہیں۔
- "آپشنز" ٹیب پر کلک کریں۔ اس کے نیچے ایک فلائی آؤٹ مینو ظاہر ہوگا۔
- پر کلک کریں "ڈیلیوری میں تاخیر" یا "میں چھوٹے تیر والے آئیکن کو منتخب کریں۔بھیجیں" باکس، آپ کے آؤٹ لک ورژن اور OS پر منحصر ہے۔
- پاپ اپ فریم میں، وہ تاریخ اور وقت منتخب کریں جو آپ وصول کنندہ سے ای میل وصول کرنا چاہتے ہیں، اور پھر کلک کریں۔ "بند کریں" یا "بھیجیں" آپ کے آؤٹ لک ورژن اور OS پر منحصر ہے۔
- کلک کریں۔ "بھیجیں" جب ختم.
- اگر آپ ایکسچینج سرور استعمال کر رہے ہیں، تو اب آپ آؤٹ لک کو بند کر سکتے ہیں۔ اگر آپ POP یا IMAP استعمال کر رہے ہیں، تو آپ کو درخواست کو اس وقت تک کھلا چھوڑنا ہو گا جب تک کہ بھیجنے کا مخصوص وقت گزر نہ جائے۔
آپ تاریخ اور وقت کو بھی اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں یا پیغام بھیجے جانے سے پہلے اسے مکمل طور پر حذف کر سکتے ہیں۔ کا دورہ کریں۔ "ڈرافٹس" فولڈر اور کلک کریں۔ "بھیجنا منسوخ کریں۔" پھر آپ پیغام کو دوبارہ بنا سکتے ہیں اور اسے نئی تاریخ یا وقت پر بھیج سکتے ہیں۔
ٹپ #3: عام تلاشوں کے لیے ایک فولڈر بنائیں
آپ ہمیشہ موجودہ فولڈر کو سرچ فیلڈ میں الفاظ یا فقرے ٹائپ کر کے تلاش کر سکتے ہیں، جو پیغام کی فہرست کے اوپر پایا جاتا ہے۔ تاہم، اکثر تلاش کی جانے والی اصطلاحات کے لیے، آپ a کے ساتھ کام کو آسان بنا سکتے ہیں۔ "تلاش" فولڈر
پر جائیں۔ "فولڈر" ٹیب پر دائیں کلک کریں۔ "تلاش فولڈر" ایک بنانے کے لئے. متعدد ٹیمپلیٹس میں سے انتخاب کریں (مخصوص لوگوں کی طرف سے ای میل، اہم کے طور پر نشان زد کردہ میل وغیرہ) یا اس کا استعمال کرتے ہوئے اپنا معیار ترتیب دیں۔ "اپنی مرضی کے مطابق سرچ فولڈر بنائیں" اختیار
آپ کا نیا سرچ فولڈر آؤٹ لک ونڈو کے بائیں جانب فولڈرز پین میں ظاہر ہوتا ہے۔ آپ کی منتخب کردہ شرائط پر پورا اترنے والے پیغامات دیکھنے کے لیے اس پر کلک کریں۔ دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ "فولڈر کا نام تبدیل کریں" اسے ایک آسان نام دینے کے لیے۔
ٹپ #4: فوری اقدامات کے ساتھ بار بار چلنے والے کاموں کو خودکار بنائیں
اگر آپ اپنے آپ کو باقاعدگی سے کوئی خاص کام انجام دیتے ہوئے پاتے ہیں، جیسے کہ آنے والی ای میل کو کسی ساتھی کو بھیجنا یا وصول کنندگان کے گروپ کو میٹنگ میں مدعو کرنا، تو فوری اقدامات آپ کا وقت بچا سکتا ہے۔ آپ کو پہلے سے طے شدہ کا ایک سیٹ مل جائے گا۔ فوری اقدامات کے وسط میں گھر tab، لیکن خصوصیت کی اصل طاقت آپ کی اپنی وضاحت میں آتی ہے۔
ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں اور منتخب کریں۔ "نیا فوری قدم" اعمال کی ایک حسب ضرورت ترتیب بنانے کے لیے جو آپ کے ماؤس کے ایک نل سے پیغامات کی درجہ بندی، منتقل، پرچم اور حذف کر سکے۔
پل آؤٹ تیر پر کلک کرنے سے، نیچے دائیں حصے میں پایا جاتا ہے۔ "فوری اقدامات" ربن گروپ، ایک ڈائیلاگ کھولتا ہے جس سے آپ شارٹ کٹس کو ڈپلیکیٹ اور ایڈٹ کر سکتے ہیں تاکہ آپ تھیم پر مختلف حالتوں کی ایک رینج بنا سکیں۔
ٹپ #5: اپنے میل کو قواعد اور مشروط فارمیٹنگ کے ساتھ ترتیب دیں۔
دی 'قواعد' میں ڈراپ ڈاؤن 'اقدام' کے سیکشن 'گھر' ٹیب پیغامات کے آتے ہی خود بخود پروسیسنگ کے لیے قوانین بنانے اور ان کا نظم کرنے کے اختیارات فراہم کرتا ہے۔ اگر آپ کلک کرنے سے پہلے کوئی پیغام منتخب کرتے ہیں، تو یہ ایسے ہی پیغامات کو متاثر کرنے والا اصول بنانے کی پیشکش کرے گا۔ منتخب کریں۔ "قاعدہ بنائیں" اور آپ کو چیک کرنے کے لیے ہر قسم کے معیارات سیٹ کرنے کا اختیار دیا جائے گا، بشمول بھیجنے والا، وصول کنندہ، سائز، تاریخ وغیرہ۔
اسی طرح کی ایک خصوصیت ہے۔ مشروط فارمیٹنگ، جسے آپ کلک کرکے تلاش کر لیں گے۔ "ترتیبات دیکھیں" کی طرف سے پیروی کی "دیکھیں" ٹیب یہ پیغامات کو منتقل یا کارروائی نہیں کرتا ہے، لیکن یہ مخصوص معیارات سے مماثل ای میلز کو ایک مخصوص فونٹ اور رنگ میں دکھاتا ہے، تاکہ آپ انہیں اپنے ان باکس میں فوری طور پر دیکھ سکیں۔
ٹپ #6: غیر ضروری پیغامات کو خود بخود صاف کریں۔
اگر آپ جگہ بچانا چاہتے ہیں یا ایک غیر معمولی ای میل ٹریل کو صاف کرنا چاہتے ہیں، صفائی آؤٹ لک 2013 اور بعد میں ٹول مدد کر سکتا ہے۔ یہ ایک مکمل ای میل گفتگو کا تجزیہ کرتا ہے اور کسی بھی پیغامات کو حذف کر دیتا ہے جو بعد میں آنے والے پیغام کے اندر مکمل طور پر نقل کیے گئے ہیں — اس طرح، آپ اب بھی بعد کے پیغامات کو چیک کر کے دیکھ سکتے ہیں کہ کیا کہا گیا ہے۔
استمال کے لیے صفائی، پر اس کے ڈراپ ڈاؤن مینو پر کلک کریں۔ "گھر" ٹیب کریں اور منتخب کریں کہ آیا آپ ایک ہی گفتگو کو صاف کرنا چاہتے ہیں یا پورے فولڈر کو۔ اپنی ترتیبات پر مزید کنٹرول کو نافذ کرنے کے لیے، پر کلک کریں۔ "ترتیبات" پاپ اپ الرٹ کے اندر بٹن یہ منتخب کرنے کے لیے کہ کس قسم کے پیغامات کو ختم کیا جائے اور کن چیزوں کو تنہا چھوڑ دیا جائے۔
ٹپ #7: اپنے میل اور کیلنڈر تک رسائی کو ڈیلیگیٹ کریں۔
اگر کسی خاص صورتحال یا ایونٹ کے لیے آپ سے کسی دوسرے شخص کو Outllok اکاؤنٹ تک رسائی فراہم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، تو آپ عارضی طور پر کسی اور کو اپنے ان باکس اور اپائنٹمنٹس کا انتظام کرنے دے سکتے ہیں۔ اسے ترتیب دینے کے لیے، کھولیں۔ "فائل" ٹیب، پھر کلک کریں "اکاؤنٹ کی ترتیبات" ڈراپ ڈاؤن اور منتخب کریں۔ "ڈیلیگیٹ رسائی۔" کلک کریں۔ "شامل کریں" اور اس شخص (یا لوگوں) کا نام درج کریں جسے آپ رسائی دینا چاہتے ہیں۔
آپ کو اجازتوں کے لیے ڈراپ ڈاؤن کا ایک سیٹ نظر آئے گا۔ پہلے سے طے شدہ ترتیبات آپ کے مندوب کو آپ کے کیلنڈر اور ٹاسک لسٹ تک رسائی اور اپ ڈیٹ کرنے کی اجازت دیتی ہیں، جبکہ ای میل اور رابطے نجی رہتے ہیں۔ آپ اپنی ضروریات کے مطابق اجازتوں کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔
نوٹ: ایک مندوب کو آؤٹ لک کا وہی ورژن استعمال کرنا چاہیے جو آپ کے طور پر ہے، اور آپ جن اشیاء تک رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں انہیں ایکسچینج سرور پر ذخیرہ کیا جانا چاہیے۔ مندوب کو آپ کے میل باکس تک رسائی حاصل نہیں ہوگی جو آپ کی ہارڈ ڈرائیو پر رہتا ہے۔
ٹپ #8: پڑھنے کی رسیدوں کا نظم کریں۔
شکر ہے، آؤٹ لک کا رویہ اتنا اچھا ہے کہ پڑھنے کی رسید بھیجنے سے پہلے اجازت طلب کر لیتا ہے۔ آپ پر کلک کرکے اس کے رویے کو مزید اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ "فائل" ٹیب، کھولنا "اختیارات،" کا انتخاب "میل" دیکھیں، اور نیچے سکرول کر رہے ہیں۔ 'ٹریکنگ' سیکشن بھیجی گئی رسید کی درخواستوں کی تعدد کو ترتیب دینے کے لیے، منتخب کریں۔ "ہمیشہ" یا "کبھی نہیں" یا اپنی رسید کی درخواست کی ترتیبات ترتیب دیں۔
ایک مفید آپشن ڈیلیوری کی رسید کی درخواست کرنے کی صلاحیت ہے، جو اس بات کی تصدیق کرتی ہے کہ آپ کا ای میل وصول کنندہ کے میل سرور تک پہنچ گیا ہے، بغیر کسی اطلاع پر اصرار کیے جب یہ حقیقت میں کھلی ہے۔
ٹپ #9: ٹائم زونز
اگر آپ کام کے لیے سفر کرتے ہیں، تو آپ کو پتہ چل جائے گا کہ آؤٹ لک میں ملاقاتوں اور ملاقاتوں کی مایوسی غلط مقامی وقت پر ظاہر ہوتی ہے۔ شکر ہے، آپ اپنی ترتیبات کے اندر سے ٹائم زونز کو کنٹرول کر سکتے ہیں۔ کے تحت "فائل،" تلاش کریں "اختیارات" اور منتخب کریں "کیلنڈر" آپ کو کھولنے کے لئے "ٹائم زون" ترتیبات ایک بار جب آپ اپنا مقامی ٹائم زون تبدیل کر لیتے ہیں، تو ای میل ٹائم سٹیمپ اور کیلنڈر کے اندراجات مناسب آفسیٹ کے ساتھ دکھائے جائیں گے۔
آپ دکھائے جانے کے لیے دوسرا ٹائم زون بھی ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ، مثال کے طور پر، آپ اس بات پر نظر رکھ سکیں کہ گھر واپسی کا وقت کیا ہے، یا یہ دیکھ سکتے ہیں کہ بیرون ملک مقیم آپ کے ساتھیوں کے لیے کیا وقت ہوا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ دفتری اوقات کے دوران انہیں پکڑتے ہیں۔ دن کے کسی تکلیف دہ وقت پر ان سے رابطہ نہ کریں۔ کلک کریں۔ "ٹائم زونز کو تبدیل کریں" آسانی سے ایک جگہ سے دوسری جگہ سوئچ کرنے کے لیے۔
ٹپ #10: اسٹکی نوٹس کی خصوصیت کا استعمال کریں۔
آؤٹ لک میں آپ کو اہم معلومات کی یاد دلانے یا نوٹ کرنے میں مدد کے لیے ایک بلٹ ان سٹکی نوٹ فیچر شامل ہے۔ دبائیں "Ctrl + Shift + N" ایک نیا نوٹ بنانے کے لیے آؤٹ لک انٹرفیس میں کہیں سے بھی، جسے گھسیٹ کر اسکرین پر کہیں بھی رکھا جا سکتا ہے۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، نوٹ ہلکے پیلے رنگ میں ظاہر ہوتے ہیں، لیکن آپ انہیں زمرہ جات میں تفویض کر سکتے ہیں، جس کی وجہ سے وہ متعلقہ رنگ میں تبدیل ہو جاتے ہیں۔
اپنے نوٹوں کا نظم کرنے کے لیے، پر کلک کریں۔ "نوٹ" کے نیچے آئیکن 'دیکھیں' پینل وہاں سے، آپ نوٹوں کو کاپی، منظم اور پرنٹ کر سکتے ہیں۔ آپ ونڈو کے اوپری دائیں جانب والے فیلڈ کے ذریعے مخصوص متن پر مشتمل نوٹس کے لیے بھی تلاش کر سکتے ہیں۔
ٹپ #11: خفیہ کردہ ای میل
اگر آپ یہ ثابت کرنا چاہتے ہیں کہ آپ کے پیغامات واقعی آپ کی طرف سے ہیں، آؤٹ لک خفیہ طور پر آپ کے ای میلز پر دستخط کر سکتا ہے۔ یہاں تک کہ آپ ایک قدم آگے بڑھ کر متن اور منسلکات کو خفیہ کر سکتے ہیں تاکہ صرف وہی وصول کنندگان جن کے ساتھ آپ نے کلید کا اشتراک کیا ہے انہیں پڑھ سکیں۔ اسے ترتیب دینے کے لیے، "ٹرسٹ سینٹر سیٹنگز" پر کلک کر کے کھولیں۔ فائل | اختیارات | ٹرسٹ سینٹر" اور انتخاب "ای میل سیکیورٹی۔"
ای میلز کو خفیہ کرنا اور ڈیجیٹل دستخط شامل کرنا اتنا ہی آسان ہے جتنا کہ متعلقہ خانوں پر نشان لگانا، لیکن آپ کو ایک بنانے اور درآمد کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ڈیجیٹل ID اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی نہیں ہے۔ کلک کریں۔ "ڈیجیٹل آئی ڈی حاصل کریں..." فراہم کنندگان کی ایک رینج کے لنکس دیکھنے کے لیے، بشمول Comodo، جو مفت ای میل سرٹیفکیٹ پیش کرتا ہے۔