اگر آپ معمول کے مطابق ای میلز بھیجتے اور وصول کر رہے ہیں لیکن جلد ہی چھٹی پر جانے کا ارادہ کر رہے ہیں، تو خودکار جوابات ترتیب دینا آپ کے لیے زندگی بچانے والا ثابت ہو گا۔ خودکار جوابات مشین سے تیار کردہ متن ہیں جو آپ کو ای میل موصول ہونے کے بعد چالو ہو جاتے ہیں لیکن اس کا جواب دینے کے لیے دفتر سے باہر ہوتے ہیں۔ اس طرح، بھیجنے والے کو معلوم ہو جائے گا کہ آپ چھٹیوں کے لیے دفتر سے باہر ہیں، اور یہ آپ کے ان باکس کو فالو اپ ای میل کی بمباری سے بچاتا ہے۔
اگر آپ آؤٹ لک میں "آفس سے باہر" جوابات ترتیب دینے کا آسان طریقہ تلاش کر رہے ہیں، تو یہ گائیڈ آپ کے لیے ہے۔ ذیل کا مضمون مختلف پلیٹ فارمز پر آؤٹ لک میں "آفس سے باہر" جوابات ترتیب دینے پر بحث کرتا ہے۔
پی سی پر آؤٹ لک میں آفس سے باہر سیٹ اپ کیسے کریں۔
اگر آپ ای میلز بھیجنے اور وصول کرنے کے لیے PC پر آؤٹ لک کا ویب ورژن استعمال کر رہے ہیں، تو "آفس سے باہر" جواب ترتیب دینا چند مراحل میں تیزی سے کیا جا سکتا ہے۔ آپ کو بس یہ کرنے کی ضرورت ہے:
- اپنے براؤزر پر اپنے آؤٹ لک اکاؤنٹ میں سائن ان کریں۔
- اوپری دائیں کونے میں "Gear Icon" پر کلک کریں۔
- "آؤٹ لک کی تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔
- "میل" ٹیب کو منتخب کریں۔
- "خودکار جوابات آن" کے اختیار پر ٹوگل کریں۔
- اپنا ٹائپ کریں "
دفتر سے باہرٹیکسٹ باکس میں جواب دیں۔
- "محفوظ کریں" پر کلک کریں اور ونڈو بند ہو جائے گی۔
مرحلہ 5 پر، "خودکار جوابات آن" کے نیچے، آپ کو ایک اور آپشن ملے گا جس کا نام ہے "صرف ایک وقت کے دوران جوابات بھیجیں۔" یہ اختیار مثالی ہے اگر آپ "دفتر سے باہر" جوابات صرف محدود وقت کے لیے بھیجنا چاہتے ہیں، جیسے کہ آپ کی چھٹی کا آغاز اور اختتام۔
اس اختیار کو فعال کرنا آپ کو آؤٹ لک میں واپس جانے کے اضافی مرحلے سے بھی بچاتا ہے جب آپ خودکار جوابات کو بند کرنا چاہتے ہیں۔
آئی فون ایپ پر آؤٹ لک میں آفس سے باہر سیٹ اپ کیسے کریں۔
آؤٹ لک کے پاس ایپ اسٹور پر ایک لاجواب موبائل ورژن دستیاب ہے۔ اگر آپ اپنے آئی فون کی سہولت سے اپنی ای میلز کا نظم کرتے ہیں، تو پھر "آفس سے باہر" جوابات ترتیب دینا کافی سیدھا ہے۔
شروع کرنے کے لیے یہ اقدامات ہیں:
- اپنے آئی فون پر "Outlook" ایپ لانچ کریں۔
- "ہوم" پر کلک کریں۔
- "ترتیبات" آئیکن پر کلک کریں۔
- اپنا آؤٹ لک اکاؤنٹ منتخب کریں۔
- "خودکار جوابات" کے اختیار کو تھپتھپائیں۔
- "آفس سے باہر" جوابات کو فعال کرنے کے لیے "خودکار جوابات" ٹوگل کو دبائیں۔
- ٹائپ کریں "
دفتر سے باہر"خودکار جوابات" ٹوگل کے تحت ٹیکسٹ باکس میں جواب۔
اپنے دفتر میں واپس آنے کے بعد، آؤٹ لک ایپ میں اپنے آؤٹ لک اکاؤنٹ پر واپس جائیں اور مرحلہ 6 تک انہی مراحل پر عمل کریں۔ "آفس سے باہر" جوابات کو بند کرنے کے لیے "خودکار جوابات" ٹوگل پر ٹیپ کریں۔
اینڈرائیڈ پر آؤٹ لک میں آفس سے باہر سیٹ اپ کیسے کریں۔
اینڈرائیڈ آؤٹ لک ایپ پر کام کرنا ایک بہترین تجربہ ہے لیکن چھٹی پر جانے سے پہلے اپنے "آفس سے باہر" جوابات کو آن کرنا اور بھی آسان ہے۔ شہر چھوڑنے سے پہلے، اپنے "دفتر سے باہر" جوابات کو ان اقدامات کے ساتھ فعال کریں:
- اپنے Android پر "Outlook" ایپ لانچ کرنا۔
- اوپر بائیں کونے میں "ہوم" کو منتخب کریں۔ یہ تین افقی لائنیں ہیں۔
- "ترتیبات" درج کریں۔
- "آفس سے باہر" جوابات ترتیب دینے کے لیے اکاؤنٹ کا انتخاب کریں۔
- ایک نئی ونڈو کھولنے کے لیے اکاؤنٹ کے عنوان کے تحت "خودکار جوابات" پر ٹیپ کریں۔
- ٹائپ کریں "
دفتر سے باہر" وہ متن جسے آپ باکس میں استعمال کرنا چاہتے ہیں "ہر کسی کے ساتھ جواب دیں۔"
- ونڈو کے اوپری دائیں کونے میں "چیک" آئیکن کو منتخب کریں۔
اب آپ کو اپنے گاہکوں کو لوپ میں نہ رکھنے کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔
آئی پیڈ پر آؤٹ لک میں آفس سے باہر سیٹ اپ کیسے کریں۔
آئی پیڈ پر آؤٹ لک کا استعمال آپ کو اسی ڈیوائس پر کام کرنے اور اپنی ای میلز کا نظم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ بونس کے طور پر، اگر آپ اپنے دفتر سے چھٹی لینے کا ارادہ رکھتے ہیں، تو کام کے لیے کوئی خاص سفر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ چند مراحل میں اپنے آئی پیڈ سے براہ راست "آفس سے باہر" آؤٹ لک جوابات ترتیب دے سکتے ہیں۔
آپ کو شروع کرنے کی ضرورت ہوگی:
- اپنے آئی پیڈ پر "Outlook" ایپ لانچ کریں۔
- اوپر بائیں کونے میں نظر آنے والے "ہوم" آئیکن پر ٹیپ کریں۔
- "ترتیبات" آئیکن کو منتخب کریں۔
- اپنے آؤٹ لک اکاؤنٹ پر ٹیپ کریں۔
- "خودکار جوابات" کا اختیار منتخب کریں۔
- "آفس سے باہر" جوابات کو فعال کرنے کے لیے "خودکار جوابات" ٹوگل کو منتخب کریں۔
- اپنا ٹائپ کریں "
دفتر سے باہر"خودکار جوابات" ٹوگل کے تحت ٹیکسٹ باکس میں جواب۔
آپ کا آؤٹ لک اب آپ کے آئی پیڈ پر موصول ہونے والی ای میلز کا خود بخود جواب دے گا۔
ایکسچینج اکاؤنٹس معمول کے Gmail اور Yahoo اکاؤنٹس سے قدرے مختلف طریقے سے کام کرتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس آؤٹ لک پر ایکسچینج اکاؤنٹ ہے، تو آپ درج ذیل اقدامات کے ساتھ "آفس سے باہر" جوابات کو فعال کر سکتے ہیں:
- اپنے آئی پیڈ پر "سیٹنگز" ایپ لانچ کریں۔
- "اکاؤنٹس اور پاس ورڈز" کو منتخب کریں۔
- دفتر سے باہر جوابات کو فعال کرنے کے لیے ای میل اکاؤنٹ کا انتخاب کریں۔
- نیچے سکرول کریں اور اسے "آن" ٹوگل کرتے ہوئے "خودکار جواب" کو منتخب کریں۔
- "آفس سے باہر" جوابات کو کب روکنا ہے اس کی وضاحت کرنے کے لیے ایک "اختتام کی تاریخ" کا انتخاب کریں۔
- اپنی مطلوبہ ٹائپ کریں"
دفتر سے باہر"دور پیغام" میں جواب۔ - "محفوظ کریں" بٹن کو منتخب کریں۔
- "ترتیبات" ایپ سے باہر نکلیں۔
آپ کے آؤٹ لک پر ایکسچینج اکاؤنٹ کسی دوسرے ای میل اکاؤنٹ کی طرح "آفس سے باہر" جوابات بھیجے گا۔
اضافی سوالات
جب میں دفتر میں واپس آتا ہوں تو میں اسے کیسے بند کروں؟
اگر آپ آؤٹ لک میں خودکار "آفس سے باہر" جوابات کو بند کرنا چاہتے ہیں، تو آپ ذیل کے مراحل پر عمل کرکے آسانی سے ایسا کرسکتے ہیں:
1. اپنے براؤزر پر اپنے آؤٹ لک اکاؤنٹ میں سائن ان کریں۔
2. اوپر دائیں کونے میں "Gear Icon" پر کلک کریں۔
3. "آؤٹ لک کی تمام ترتیبات دیکھیں" پر کلک کریں۔
4. "میل" ٹیب کو منتخب کریں۔
5. "خودکار جوابات آن" ٹوگل آف کو سوئچ کریں۔
کیا Outlook Gmail کے لیے "آؤٹ آف آفس" جوابات کی حمایت کرتا ہے؟
Outlook Gmail کے ساتھ ساتھ Yahoo کے لیے "آفس سے باہر" جوابات کی حمایت کرتا ہے۔ آؤٹ لک پر Gmail اور Yahoo اکاؤنٹس کے لیے "آفس سے باہر" جوابات ترتیب دینا نسبتاً آسان ہے۔ مائیکروسافٹ ایکسچینج اکاؤنٹس "آفس سے باہر" جوابات ترتیب دینے کے لیے تھوڑا سا فرق کے ساتھ اسی طرح کام کرتے ہیں۔
اپنے کلائنٹس کو لوپ میں رکھیں
ہر کوئی وقتاً فوقتاً وقفے کا مستحق ہے، لیکن دفتر سے جانے سے پہلے اپنے آؤٹ لک اکاؤنٹ میں "آؤٹ آف آفس" جوابات ترتیب دینا بہتر ہے۔ یہ زندگی بچانے والا ثابت ہو سکتا ہے کیونکہ یہ کلائنٹس کو یہ بتاتا ہے کہ آپ فوری جواب کے لیے دستیاب نہیں ہیں۔ وہ یہ بھی جان سکتے ہیں کہ جواب کی توقع کب کرنی ہے اگر آپ نے اپنے "آفس سے باہر" جواب میں اس قسم کی معلومات فراہم کیں، جس سے مواصلت بہت آسان اور زندگی بہت آسان ہو جاتی ہے۔
آپ اپنے آؤٹ لک میں کتنی بار دفتر سے باہر جوابات دیتے ہیں؟ کیا آپ خودکار جوابات کو دستی طور پر بند کر دیتے ہیں؟ نیچے تبصرے کے سیکشن میں ہمیں بتائیں۔