آپ اپنی ٹیم کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے بہت سی چیزیں کر سکتے ہیں، اور مائیکروسافٹ ٹیمز جیسے تعاون کے مرکز کا استعمال ان میں سے ایک ہے۔ یہ ایک بہترین کمیونیکیشن ٹول ہے جسے آپ اپنی ٹیم کے ساتھ چیٹ کرنے، فائلیں شیئر کرنے اور آڈیو اور ویڈیو میٹنگز کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
اگر آپ ابھی ٹیموں کے ساتھ شروعات کر رہے ہیں، تو شاید آپ کو یقین نہ ہو کہ میٹنگ کا شیڈول کیسے بنایا جائے۔ کئی طریقے ہیں جن سے آپ یہ کر سکتے ہیں، اور آپ کے اختیارات اس بات پر منحصر ہوں گے کہ آپ Microsoft ٹیم کا کون سا ورژن استعمال کر رہے ہیں۔ اس مضمون میں، ہم آپ کو وہ تمام تفصیلات دیں گے جن کی آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں میٹنگ کا شیڈول بنانا
آپ کا مائیکروسافٹ ٹیمز اکاؤنٹ Microsoft 365 گروپ کی تمام مصنوعات جیسے SharePoint، Outlook، Yammer وغیرہ سے جڑا ہوا ہے۔ اور آپ جو کیلنڈر ٹیموں میں استعمال کرتے ہیں وہ براہ راست Microsoft Exchange کیلنڈر سے منسلک ہے۔
آؤٹ لک ایکسچینج کیلنڈر بھی استعمال کرتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ ایک بار جب آپ آؤٹ لک کے ذریعے میٹنگ کا شیڈول بناتے ہیں، تو یہ خود بخود ٹیموں میں اور دوسری طرف ظاہر ہو جائے گا۔ یہاں یہ ہے کہ آپ مائیکروسافٹ ٹیموں میں میٹنگ کا شیڈول کیسے بنا سکتے ہیں:
- ٹیمز چیٹ میں، پر کلک کریں۔ میٹنگ کا شیڈول بنائیں آئیکن (نئے پیغام کے باکس کے نیچے۔)
- پھر، منتخب کریں کیلنڈر، جو بائیں جانب کے پینل پر ہے، اور پھر کلک کریں۔ نئی میٹنگ.
- ایک پاپ اپ ونڈو ظاہر ہوگی۔ آپ میٹنگ کے لیے وقت اور تاریخ منتخب کر سکتے ہیں۔
- شیڈولنگ کے ساتھ مکمل ہونے پر، کلک کریں۔ محفوظ کریں۔. اس کے بعد، پاپ اپ ونڈو بند ہو جائے گی، اور آپ آؤٹ لک کا استعمال کرتے ہوئے میٹنگ کے دعوت نامے بھیج سکتے ہیں۔
شیڈولنگ اسسٹنٹ
پاپ اپ ونڈو پر، آپ کا فنکشن بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ شیڈولنگ اسسٹنٹ. یہ فیچر آپ سمیت اپنی ٹیم کے تمام ممبران کے لیے صحیح وقت تلاش کرنے میں آپ کی مدد کرے گا۔
جب آپ یہ اختیار منتخب کرتے ہیں، تو آپ دیکھ سکیں گے کہ میٹنگ کے شرکاء کب آزاد ہیں اور کب مصروف ہیں۔ گہرا نیلا ٹائم سلاٹس کی نمائندگی کرتا ہے جب وہ دستیاب نہ ہوں۔ ہلکے نیلے رنگ کے سلاٹ دستیاب اوقات ہیں، اور گرے ٹائم سلاٹس حصہ لینے والے کے غیر کام کے اوقات ہیں۔
اپنی ٹیم سے باہر کے لوگوں کو مدعو کرنا
مائیکروسافٹ ٹیموں کے بارے میں ایک بہترین چیز یہ ہے کہ آپ اپنی تنظیم سے باہر کے لوگوں کو میٹنگ میں شامل ہونے کی دعوت دے سکتے ہیں۔
انہیں مائیکروسافٹ ٹیمز لائسنس کی بھی ضرورت نہیں ہے۔ آپ کو صرف ان کے نام اور ای میل ایڈریس کی ضرورت ہے، اور آپ دعوت نامہ بھیج سکتے ہیں۔ یہاں آپ کو کیا کرنے کی ضرورت ہے:
- کھولو مطلوبہ شرکاء کو شامل کریں۔ نئی میٹنگ پاپ اپ فارم میں آپشن۔
- پر کلک کریں اختیاری.
- اس شخص کا ای میل ایڈریس درج کریں۔
- پر کلک کریں دعوت دیں۔، ایک ای میل دعوت نامہ جلد ہی ان کے ان باکس میں آئے گا۔
آپ ایک میٹنگ بھی شیڈول کر سکتے ہیں جو کسی مخصوص ٹیمز چینل کے اندر ہو گی۔ پر نئی میٹنگ فارم، منتخب کریں چینل شامل کریں۔. اسے ترتیب دینے اور دعوت نامے بھیجنے کے بعد، آپ چینل کو تبدیل نہیں کر سکتے۔
اگر آپ کو کوئی تبدیلی کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو نئے دعوت نامے بنانا ہوں گے۔ اس کے علاوہ، اگر کسی چینل پر میٹنگ ہونی ہے، تو ہر وہ شخص جو اس ٹیم کا حصہ ہے میٹنگ میں شامل ہو سکے گا، چاہے انہیں دعوت نامہ نہ بھی ملا ہو۔
مائیکروسافٹ ٹیمز فری ایڈیشن
اگر آپ ٹیموں کا مفت ایڈیشن استعمال کر رہے ہیں، تو آپ سوچ رہے ہوں گے کہ آپ کی ایپ میں شیڈولنگ کا آپشن کہاں ہے۔ ٹھیک ہے، بدقسمتی سے، مائیکروسافٹ ٹیموں کے مفت ورژن میں، آپ میٹنگ کا شیڈول نہیں بنا سکتے۔
لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ بالکل بھی میٹنگ نہیں کر سکتے۔ ایپ میں ہے۔ ابھی ملو اس کے لیے آپشن جب آپ کو ٹیم کو تیزی سے اکٹھا کرنا ہے۔
آپ کو بس کے ساتھ والے کیمرہ آئیکون پر کلک کرنا ہے۔ ابھی ملیں۔ اور پھر ان تمام لوگوں کے نام منتخب کریں جو میٹنگ میں شرکت کریں گے۔ یہ خصوصیت رکنیت پر مبنی ٹیمز اکاؤنٹس کے لیے بھی دستیاب ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیم میٹنگز کے بارے میں مزید
آپ ٹیموں کی ایک میٹنگ میں 250 تک افراد رکھ سکتے ہیں۔ تاہم، آپ ایک ہی وقت میں ہر شریک کو نہیں دیکھ سکتے۔ حالیہ اپ ڈیٹس سے پہلے، آپ ایک کال پر صرف چار فعال حاضرین کو دیکھ سکتے تھے۔ اب آپ اسکرین پر ایک ساتھ نو شرکاء رکھ سکتے ہیں۔ لیکن نئی اپ ڈیٹ کچھ اور دلچسپ اختراعات لے کر آئی۔
مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ کے شرکاء کے پاس اب میٹنگز کے لیے بہتر آڈیو کوالٹی اور حسب ضرورت پس منظر ہیں۔ اگر کسی خاص میٹنگ کے شرکاء پر زیادہ توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہو تو آپ ویڈیو کو پن بھی کر سکتے ہیں۔ میٹنگ سے متعلق دیگر خصوصیات میں ورچوئل لابی، اسکرین شیئرنگ، اور انٹرایکٹو ٹربل شوٹنگ شامل ہیں۔
اپنی ٹیم (ٹیموں) کو قریب لائیں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز کا استعمال کرتے ہوئے آپ اپنے کام کی جگہ کو مزید موثر بنانے کے بہت سے طریقے ہیں۔ یہ زیادہ تر چیٹ پر مبنی اور فائل شیئرنگ ایپ ہے۔ لیکن جب آپ کو اپنی ٹیم کے ساتھ ویڈیو کانفرنس کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو یہ ایک لاجواب ٹول بھی ہے۔
شیڈولنگ اسسٹنٹ کے ساتھ میٹنگ کا وقت طے کرنا صحیح وقت تلاش کرنے کی لاجسٹک کو بہت زیادہ آرام دہ بناتا ہے۔ اور اگر کوئی آپ کی تنظیم یا ٹیم کا حصہ نہیں ہے تو بھی وہ شامل ہو سکتا ہے۔ بس انہیں ای میل کے ذریعے دعوت نامہ بھیجیں۔
کیا آپ نے کبھی Microsoft ٹیموں کی میٹنگ میں شرکت کی ہے؟ یا طے شدہ؟ ہمیں نیچے تبصرے کے سیکشن میں بتائیں۔