آپ معلومات کو چھوٹے ٹکڑوں میں تقسیم کرنے کے لیے ایکسل کا استعمال کر سکتے ہیں۔ اپنے مطلوبہ ڈیٹا کو تلاش کرنا اور اس میں ہیرا پھیری کرنا ایکسل کے بہت سے صارفین کے لیے ایک اہم مقصد ہے۔
اگر آپ کے پاس کسی شخص کا پورا نام ہے، تو آپ کو صرف اس کے پہلے نام یا آخری نام پر صفر کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ اپنے کلائنٹس کو ایک دوستانہ خودکار ای میل بھیج رہے ہیں، تو آپ کو غیر ذاتی آواز سے بچنے کے لیے ان کے پہلے نام استعمال کرنے کی ضرورت ہے۔ اگر آپ رائے شماری کے جواب دہندگان کی فہرست دیکھ رہے ہیں، تو یہ ضروری ہو سکتا ہے کہ صرف ان کے آخری نام استعمال کریں، یا نام ظاہر نہ کرنے کے لیے ان کے آخری نام چھپانا ضروری ہے۔
ایکسل اس عمل کو سیدھا بناتا ہے، اور بہت سے مختلف طریقے ہیں جو آپ لے سکتے ہیں۔ یہاں ایک ٹیوٹوریل ہے جو آپ کو فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے الگ الگ پہلا نام اور آخری نام کالم بنانے میں مدد کرے گا۔ ہم درمیانی ناموں کے مسئلے کا بھی احاطہ کرتے ہیں۔
ناموں کو حصوں میں تقسیم کرنے کے لیے ایکسل فارمولے۔
آپ کہاں سے شروع کرتے ہیں؟
پہلے ناموں کو الگ کرنا
یہ عام فارمولا ہے:
=LEFT(cell,FIND("",cell,1)-1)
اس پر عمل کرنے کے لیے، بدل دیں۔ سیل سیل پوائنٹر کے ساتھ جس میں پہلا پورا نام ہے جسے آپ الگ کرنا چاہتے ہیں۔ اس مثال میں، آپ B2 کو منتخب کرنا چاہتے ہیں اور فارمولا درج کرنا چاہتے ہیں:
=LEFT(A2,FIND("",A2,1)-1)
تاہم، یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ کچھ آلات پر، یہ فارمولہ کوما کے بجائے سیمی کالون استعمال کرتا ہے۔ لہذا اگر اوپر والا فارمولا آپ کے لیے کام نہیں کرتا ہے، تو آپ کو اس کے بجائے درج ذیل ورژن استعمال کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے:
=LEFT(cell;FIND("";cell;1)-1)
مثال میں، آپ استعمال کریں گے:
=LEFT(A2;FIND("";A2;1)-1)
اب آپ فل ہینڈل کو صرف نام کے کالم کے آخر تک نیچے گھسیٹ سکتے ہیں۔
LEFT فنکشن آپ کو متن کے بائیں سرے سے شروع ہونے والی ایک تار کو الگ کرنے دیتا ہے۔ اس فارمولے کا FIND حصہ پورے نام میں پہلی جگہ تلاش کرتا ہے، لہذا آپ کو اپنے پورے نام کا وہ حصہ ملتا ہے جو خالی جگہ سے پہلے آتا ہے۔
لہذا، ہائفنیٹڈ پہلے نام ایک ساتھ رہتے ہیں، اور اسی طرح پہلے نام جو خاص حروف پر مشتمل ہوتے ہیں۔ لیکن آپ کے پورے نام کے کالم میں درمیانی نام یا درمیانی ابتدائی نام نہیں ہوں گے۔
کوما یا سیمی کالون؟
فارمولہ سب کے لیے ایک جیسا کیوں نہیں ہوتا؟
بہت سے ایکسل صارفین کے لیے، ایکسل فنکشنز ان پٹ ڈیٹا کو الگ کرنے کے لیے کوما کا استعمال کرتے ہیں۔ لیکن کچھ آلات پر، علاقائی ترتیبات مختلف ہیں۔
یہ دریافت کرنے کے لیے کہ آپ کے ایکسل میں کون سی علامت استعمال ہوتی ہے، بس فارمولے میں ٹائپ کرنا شروع کریں۔ جب آپ داخل کرنا شروع کریں۔ =بائیں، آپ کو ایک ہوور ٹیکسٹ نظر آئے گا جو صحیح فارمیٹنگ کا مشورہ دے گا۔
آخری ناموں کو الگ کرنا
آخری ناموں کو الگ کرنے کے لیے بھی یہی طریقہ اختیار کریں۔ اس بار، آپ کو RIGHT فارمولہ استعمال کرنا چاہیے، جو دائیں طرف سے شروع ہونے والی تاروں کو الگ کرتا ہے۔
آپ کو جس فارمولے کی ضرورت ہے وہ یہ ہے:
=RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH("#", SUBSTITUTE(cell," ", "#", LEN(cell) - LEN(SUBSTITUTE(cell, " ", "")))))
اوپر دی گئی مثال میں، آپ سیل C2 میں درج ذیل فارمولہ استعمال کریں گے:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH("#", SUBSTITUTE(A2," ", "#", LEN(A2) - LEN(متبادل(A2, " ", "")))))
ایک بار پھر، آپ کو کوما سے سیمی کالون میں تبدیل کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے، یعنی آپ کو استعمال کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – SEARCH("#"; SUBSTITUTE(A2;" "; "#"; LEN(A2) - LEN(متبادل(A2; ""; "")))))
خصوصی حروف والے آخری نام اور آخری نام برقرار رہتے ہیں۔
یہ فارمولہ پہلے ناموں سے زیادہ پیچیدہ کیوں ہے؟ درمیانی ناموں اور درمیانی ابتدائی ناموں کو آخری ناموں سے الگ کرنا زیادہ مشکل ہے۔
اگر آپ چاہتے ہیں کہ درمیانی نام اور ابتدائی نام آخری ناموں کے ساتھ درج ہوں تو آپ فارمولہ استعمال کر سکتے ہیں:
= رائٹ(سیل، LEN(سیل) - تلاش کریں(" "، سیل))
یا:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(” “, A2))
یا:
= رائٹ(A2؛ LEN(A2) - تلاش کریں(" "؛ A2))
لیکن اگر آپ درمیانی ناموں کو الگ کرنا چاہتے ہیں تو کیا ہوگا؟ یہ کم عام ہے لیکن یہ جاننا مفید ہو سکتا ہے۔
درمیانی ناموں کو الگ کرنا
درمیانی ناموں کا فارمولا درج ذیل ہے:
=MID(cell, SEARCH(” “, cell) + 1, SEARCH(” “, cell, SEARCH(” “, cell)+1) – SEARCH(” “, cell)-1)
مندرجہ بالا مثال میں، آپ کو ملتا ہے:
=MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1)
اگر آپ کا ایکسل سیمی کالون استعمال کرتا ہے، تو فارمولا یہ ہے:
=MID(A2; SEARCH(” “; A2) + 1; SEARCH(” “; A2; SEARCH(” “; A2)+1) – SEARCH(” “; A2)-1)
فارمولہ داخل کرنے کے بعد، فل ہینڈل کو نیچے گھسیٹیں۔ مندرجہ بالا مثال میں درمیانی نام کا کالم شامل کیا گیا ہے:
اگر پورے نام میں کوئی درمیانی نام یا ابتدائیہ نہیں ہے، تو آپ کو اس کالم میں صفر کی قدریں ملیں، جو کہ #VALUE! #VALUE! کی جگہ خالی سیل حاصل کرنے کے لیے، آپ IFERROR فنکشن استعمال کر سکتے ہیں۔
پھر، آپ کا فارمولا بن جاتا ہے:
=IFERROR(MID(cell, SEARCH(" “, cell) + 1, SEARCH(” “, cell, SEARCH(” “, cell)+1) – SEARCH(” “, cell)-1),0)
یا:
=IFERROR(MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1),0)
یا:
=IFERROR(MID(A2; SEARCH(" “; A2) + 1; SEARCH(” “; A2; SEARCH(” “; A2)+1) – SEARCH(” “; A2)-1);0)
متعدد درمیانی ناموں کو الگ کرنے کا ایک طریقہ
اگر آپ کی فہرست میں کسی کے متعدد درمیانی نام ہوں تو کیا ہوگا؟ مندرجہ بالا فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے، صرف ان کا پہلا درمیانی نام بازیافت کیا جائے گا۔
اس مسئلے کو حل کرنے کے لیے، آپ درمیانی ناموں کو الگ کرنے کے لیے ایک مختلف طریقہ آزما سکتے ہیں۔ اگر آپ نے پہلا نام اور آخری نام کے کالم بنائے ہیں، تو آپ انہیں آسانی سے کاٹ سکتے ہیں۔ جو کچھ بھی بچا ہے اسے درمیانی نام کے طور پر شمار کیا جائے گا۔
یہ فارمولا ہے:
=TRIM(MID(cell1,LEN(cell2)+1,LEN(cell1)-LEN(cell2&cell3)))
یہاں، سیل 1 سے مراد کالم مکمل نام کے تحت سیل پوائنٹر ہے، سیل 2 سے مراد کالم فرسٹ نیم کے تحت سیل پوائنٹر ہے، جب کہ سیل 3 کالم آخری نام کے تحت سیل پوائنٹر سے مراد ہے۔ مندرجہ بالا مثال میں، ہم حاصل کرتے ہیں:
=TRIM(MID(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
یا:
=TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
اگر آپ اس فارمولے کے ساتھ چلتے ہیں، تو آپ کو صفر اقدار کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔
Quick Recap
یہاں وہ فارمولے ہیں جو آپ مکمل ناموں کو حصوں میں تقسیم کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں:
پہلے نام: =LEFT(cell,FIND("",cell,1)-1)
آخری نام: =RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH("#", SUBSTITUTE(cell," ", "#", LEN(cell) - LEN(SUBSTITUTE(cell, " ", "")))))
درمیانی نام: =IFERROR(MID(cell, SEARCH(" “, cell) + 1, SEARCH(” “, cell, SEARCH(” “, cell)+1) – SEARCH(” “, cell)-1),0)
درمیانی ناموں کے لیے متبادل فارمولہ: =TRIM(MID(cell1,LEN(cell2)+1,LEN(cell1)-LEN(cell2&cell3)))
فارمولوں کا استعمال کیے بغیر پہلا اور آخری نام الگ کرنا
اگر آپ کو فارمولوں کا ایک گروپ ٹائپ کرنا پسند نہیں ہے جو غلط درج ہو سکتا ہے، تو ایکسل کے بلٹ ان کنورٹ ٹیکسٹ ٹو کالمز وزرڈ سے فائدہ اٹھائیں۔
- یقینی بنائیں کہ ڈیٹا ٹیب کو اوپر والے مینو سے منتخب کیا جاتا ہے اور جس کالم کو آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں اسے نمایاں کریں۔
- پھر، پر کلک کریں کالم تک متن.
- اگلا، یقینی بنائیں حد بندی منتخب کیا جاتا ہے اور کلک کریں اگلے
. - اب، منتخب کریں خلا اختیارات سے اور کلک کریں۔ اگلے.
- پھر، تبدیل کریں منزل کو "$B$2"اور کلک کریں۔ ختم کرنا۔
حتمی نتیجہ اس طرح نظر آنا چاہئے۔ 
.
حتمی نتیجہ اس طرح نظر آنا چاہئے۔ 
ایک آخری کلام
ایکسل میں اس مسئلے کو حل کرنے کے اور بھی بہت سے طریقے ہیں۔ اگر دستیاب اختیارات میں سے کوئی بھی آپ کی ضرورت کے مطابق نہیں کرتا ہے، تو کچھ اور تحقیق کریں۔
فارمولوں کا استعمال نسبتاً آسان ہے اور یہ آپ کے استعمال کر رہے Excel کے ورژن پر منحصر نہیں ہے۔ لیکن بدقسمتی سے، آپ اب بھی غلطیوں کا شکار ہو سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر، اگر کسی شخص کا پورا نام اس کے خاندانی نام سے شروع ہوتا ہے، تو یہ غلط طریقے سے الگ ہو جائے گا۔ فارمولوں کو آخری ناموں کے ساتھ بھی پریشانی ہوگی جن میں سابقے یا لاحقے ہوتے ہیں، جیسے کہ لی کیری یا وین گو۔ اگر کسی کا نام جونیئر پر ختم ہوتا ہے، تو وہ ان کے آخری نام کے طور پر درج ہو جائے گا۔
تاہم، ان مسائل کے ظاہر ہوتے ہی حل کرنے کے لیے آپ کچھ ترمیمات شامل کر سکتے ہیں۔ فارمولوں کے ساتھ کام کرنے سے آپ کو وہ لچک ملتی ہے جس کی آپ کو ان پیچیدگیوں سے نمٹنے کی ضرورت ہوتی ہے۔