شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو کیسے منتقل کریں۔

دستاویزات کا انتظام شیئرپوائنٹ میں سب سے اہم چیزوں میں سے ایک ہے۔ کاروبار میں، دستاویزات اکثر چیزیں تیار ہوتی ہیں۔ وہ OneDrive for Business سے شروع ہو سکتے ہیں اور تنظیم کی ٹیم سائٹ پر ختم ہو سکتے ہیں۔ دستاویزات اکثر مقامات کو تبدیل کرتی ہیں اس لیے شیئرپوائنٹ میں منتقل ہونے والی دستاویزات کے ان اور آؤٹ کو جاننا بہت ضروری ہے۔

ایسا کرنے کے متعدد طریقے

ہر وہ شخص جس نے SharePoint میں کام کیا ہے وہ جانتا ہے کہ کسی خاص کام کو انجام دینے کے بہت سے طریقے ہیں۔ دستاویزات کو منتقل کرنا کوئی استثنا نہیں ہے۔ چاہے آپ فائل ایکسپلورر یا مائیگریشن ٹول کا استعمال ختم کرتے ہیں اس کا انحصار متعدد عوامل پر ہوتا ہے، جیسے کہ منتقل کیے گئے دستاویزات کی تعداد، ورژن کی تاریخ کو برقرار رکھنے کی اہمیت، میٹا ڈیٹا، اور بہت کچھ۔

1. فائل ایکسپلورر

فائل ایکسپلورر کا استعمال کرتے ہوئے کسی دستاویز کو منتقل کرنے کے لیے، ہدف اور ماخذ دستاویز کی لائبریریوں دونوں کو کھولیں (اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ یہ ایک ہی سائٹ ہے)۔ منتخب کریں۔ فائل ایکسپلورر ڈراپ ڈاؤن مینو میں۔ یہ ہر ایک لائبریری کے لیے ایک ایکسپلورر ویو کھولتا ہے۔ دو ایکسپلورر ویوز کے درمیان آئٹمز کو منتقل کرنے کے لیے ڈریگ اینڈ ڈراپ کا استعمال کریں۔

آپ فولڈرز اور فائلز دونوں کو منتقل کر سکتے ہیں اور مواد کی اقسام کو برقرار رکھ سکتے ہیں اگر ماخذ اور ہدف والے مقامات دونوں نے مواد کی اقسام کی وضاحت کی ہو۔ یہ طریقہ حسب ضرورت میٹا ڈیٹا کو بھی برقرار رکھتا ہے اگر ماخذ اور ہدف کے مقامات دونوں کو ایک ہی میٹا ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے بیان کیا گیا ہو۔

تاہم، یہ عمل دستی ہے اور یہ ایک نقل سے زیادہ ہے، جس کا مطلب ہے کہ آپ کو منتقل کرنے کے بعد ماخذ اشیاء کو حذف کرنا ہوگا۔ یہ ورژن کی سرگزشت کو برقرار نہیں رکھتا ہے یا خصوصیات کے ذریعہ تخلیق کردہ، تخلیق کردہ، ترمیم شدہ اور ترمیم شدہ۔

2. میں منتقل/کاپی کریں

اگرچہ مفید اور سادہ، پر منتقل اور میں کاپی کریں۔ کمانڈز صرف شیئرپوائنٹ آن لائن پر دستیاب ہیں۔ یہ آپشن آپ کو OneDrive for Business یا SharePoint سے دستاویزات کو SharePoint یا OneDrive میں کسی منزل تک منتقل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ فائل کو منتخب کریں اور دونوں میں سے کسی ایک کمانڈ پر کلک کریں۔ دی پر منتقل آپشن آپ کے دستاویز کو میٹا ڈیٹا اور ورژن ہسٹری کے تحفظ کے ساتھ ایک ہی لائبریری کے اندر ایک مختلف فولڈر، کسی دوسری لائبریری یا کسی مختلف سائٹ پر منتقل کر دے گا۔

یہ طریقہ اختتامی صارفین کے لیے بہترین ہے، کیونکہ یہ سادہ اور سیدھا ہے۔ یہ آپ کو فائلوں اور فولڈرز دونوں کو کاپی اور منتقل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ سب سے اچھی بات یہ ہے کہ اس میں مواد کی اقسام، حسب ضرورت میٹا ڈیٹا ورژن کی تاریخ، اور خصوصیات کے ذریعہ تخلیق کردہ، تخلیق کردہ، ترمیم شدہ، اور ترمیم شدہ۔ دی کاپی کریں۔ کمانڈ کرنے کے لیے، تاہم، صرف تازہ ترین ورژن کو برقرار رکھتا ہے - اہم منفی پہلو واضح طور پر یہ حقیقت ہے کہ یہ طریقہ شیئرپوائنٹ آن لائن کے لیے مخصوص ہے۔

3. مواد اور ساخت کا نظم کریں۔

اگر آپ شیئرپوائنٹ سرور کی اشاعت کے بنیادی ڈھانچے کی خصوصیت کو فعال کرتے ہیں، تو آپ نیویگیٹ کرتے وقت مواد اور ساخت کا نظم کرنے کا لنک دیکھ سکیں گے۔ سائٹ کی انتظامیہ. اس خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے، آپ دستاویزات کو منتقل/کاپی کر سکتے ہیں۔ یہ ایک بہترین ہیکس میں سے ایک ہے جو آپ کو متعدد دستاویزات کو بیک وقت منتقل کرنے میں مدد کرے گا جبکہ خصوصیات کے ذریعہ تخلیق کردہ، تخلیق کردہ، ترمیم شدہ اور ترمیم شدہ ورژن کی تاریخ کو برقرار رکھتا ہے۔ اس طریقہ کا استعمال کرتے ہوئے مواد کی قسم اور میٹا ڈیٹا کو بھی برقرار رکھا جاتا ہے۔

تاہم، آپ کو اشاعت کی خصوصیت کو آن کرنا ہوگا۔ تب بھی، آپ متعدد فولڈرز کو منتقل نہیں کر پائیں گے۔ شاید اس طریقہ کار کا سب سے بڑا منفی پہلو یہ ہے کہ اسے استعمال کرنے کے لیے آپ کو سائٹ کا مالک ہونا پڑے گا۔ اوہ، اور یہ صرف ایک سائٹ کے اندر کام کرتا ہے۔

4. مواد آرگنائزر

بس Content Organizer کی خصوصیت کو چالو کریں اور پھر روٹنگ کے وہ اصول منتخب کریں جنہیں آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں اور وہ دستاویز ڈالیں جسے آپ ڈراپ آف لائبریری میں منتقل کرنا چاہتے ہیں۔ یہ طریقہ آپ کو دستاویزات کو کسی دوسری سائٹ پر منتقل کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ اسے ترتیب دینے میں کچھ وقت لگتا ہے، لیکن آپ کو اسے صرف ایک بار کرنا ہوگا۔ یہ مواد کی اقسام اور حسب ضرورت میٹا ڈیٹا کو بھی برقرار رکھتا ہے۔

اگرچہ یہ ورژن کی تاریخ کو برقرار نہیں رکھتا ہے اور اسے منتظم کی ضرورت ہوتی ہے، اس میں ایک مفید خصوصیت ہے جو آپ کو اپنی دستاویز کو فولڈر میں روٹ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

5. شیئرپوائنٹ مائیگریشن ٹول

مائیکروسافٹ جانتا ہے کہ شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو منتقل کرنا تھوڑا مشکل ہوسکتا ہے۔ یہی وجہ ہے کہ کمپنی مفت شیئرپوائنٹ مائیگریشن ٹول لے کر آئی ہے۔ یہ ٹول چھوٹی سے لے کر بڑے پیمانے پر منتقلی تک ہر چیز کو ہینڈل کرتا ہے جس میں آپ کی شیئرپوائنٹ سائٹ سے فائلیں، فولڈرز اور یہاں تک کہ فہرستیں بھی شامل ہو سکتی ہیں۔ آئٹمز کو OneDrive یا SharePoint میں منتقل کیا جاتا ہے۔

اس طریقہ کار کا سب سے واضح فائدہ ٹول کی بڑی نقل مکانی کو سنبھالنے کی صلاحیت ہے۔ یہ بہت حسب ضرورت بھی ہے اور ورژن کی تاریخ کو برقرار رکھتا ہے۔ تاہم، یہ 2013 سے پہلے کے SharePoint ورژنز کے ساتھ مطابقت نہیں رکھتا ہے۔ اس کے برعکس، کچھ تھرڈ پارٹی مائیگریشن پروڈکٹس نمایاں طور پر زیادہ حسب ضرورت ہیں۔

6. فریق ثالث کی مصنوعات

زیادہ تر معیاری تھرڈ پارٹی دستاویز کی منتقلی کی مصنوعات مفت نہیں ہیں، لیکن وہ شاندار کارکردگی کا مظاہرہ کرتے ہیں، خاص طور پر بڑے پیمانے پر منتقلی کے لیے۔ وہ توسیع پذیر اور انتہائی حسب ضرورت ہوتے ہیں۔ ان میں سے زیادہ تر پروڈکٹس مواد کی اقسام، میٹا ڈیٹا، تمام خصوصیات اور ورژن کی سرگزشت سمیت ہر چیز کو برقرار رکھنے کے قابل ہیں۔

دوسری طرف، یہ طریقہ پیسہ خرچ کرتا ہے. جب آپ اس حقیقت پر غور کرتے ہیں کہ آپ کسی ایسے ٹول کے لیے ادائیگی کر رہے ہیں جو آپ کو دستاویزات کو منتقل کرنے میں مدد کرے گا، تو آپ سوچنے لگیں گے کہ شیئرپوائنٹ پہلے سے ہی صارف کے لیے موزوں آپشن کے ساتھ کیوں نہیں آتا ہے۔ یہاں ایک اور منفی پہلو یہ ہے کہ فریق ثالث کی مصنوعات کو ترتیب دینے اور چلانے کے لیے منتظم کی ضرورت ہوتی ہے۔

7. حسب ضرورت حل

آخر میں، آپ مختلف تکنیکوں جیسے کہ REST API کے ذریعے اپنی مرضی کے مطابق حل کوڈ کر سکتے ہیں۔ اختتامی صارف کو کسی بھی چیز کو روٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے، آپ اپنی مرضی کے مطابق اپنی مرضی کے مطابق کر سکتے ہیں، اور آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ سب کچھ دستاویزات میں برقرار ہے۔ دوسری طرف، آپ کو کوڈ کرنے کے قابل ہونا پڑے گا اور کوڈ لکھنے اور اسے برقرار رکھنے میں کچھ وقت صرف کرنا ہوگا، جو کہ پروڈکٹ اپ ڈیٹس کے وقت خاص طور پر مشکل ہوسکتا ہے۔

اپنا طریقہ منتخب کریں۔

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو منتقل کرنے کے اور بھی طریقے ہیں، لیکن ان میں آپ کی زیادہ تر ضروریات کو پورا کرنا چاہیے۔ پہلے غور کریں کہ آپ کو کس چیز کی ضرورت ہے، اور جلد ہی آپ کو معلوم ہو جائے گا کہ ہر ایک کے لیے کون سا طریقہ استعمال کرنا ہے۔

آپ ان میں سے کون سا طریقہ پسند کرتے ہیں؟ کیا آپ نے ایک سے زیادہ استعمال کیا ہے؟ بحث کریں۔