دفتری ثقافت مسلسل بدل رہی ہے، زیادہ کارکنان دور سے کام کرنے کا انتخاب کر رہے ہیں۔ تاہم، اس کی پیداواری صلاحیت کو متاثر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ دور دراز سے کام کرتے ہوئے بغیر کسی رکاوٹ کے کام کرنا ایک وقت میں تقریباً ناممکن تھا، لیکن اب ٹیکنالوجی میں ترقی کا مطلب ہے کہ آپ انتہائی دور دراز علاقوں میں بھی ساتھی کارکنوں کے ساتھ تعاون کر سکتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ٹیمز آسان بناتا ہے واقعی عمل کو آسان بناتا ہے۔
لامتناہی ای میل بات چیت اور منسلکات پر نظر رکھنے کو "الوداع" کہیں۔ آپ فائلوں کو اسی جگہ اپ لوڈ اور شیئر کر سکتے ہیں جہاں آپ میٹنگز کرتے ہیں۔ اپنے ریموٹ آفس کے طریقہ کار کو ہموار کرنے اور ٹیموں کا استعمال کرتے ہوئے آن لائن اشتراک کرنے کا طریقہ معلوم کریں۔
ڈیسک ٹاپ پر اشتراک کرنا
ٹیموں پر فائلیں اپ لوڈ کرنے کا ایک فائدہ یہ ہے کہ آپ کو ایک فائل دوسروں کے ساتھ شیئر کرنے کا لنک ملتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کو ایک ہی فائل کو متعدد جگہوں پر اپ لوڈ کرنے کی ضرورت نہیں ہے تاکہ ہر ایک کو اس تک رسائی حاصل ہو۔
آپ ڈیسک ٹاپ سے فائلوں کو دو طریقوں سے شیئر کر سکتے ہیں۔
گروپ یا ون آن ون چیٹ کے دوران
سب سے پہلے، جب آپ چیٹ سیشن میں ہوں تو آپ فائلیں شیئر کر سکتے ہیں۔ Choose File آئیکن پر جائیں جو پیپر کلپ کی طرح نظر آتا ہے۔ یہ باکس کے بالکل نیچے واقع ہے جہاں آپ پیغامات ٹائپ کرتے ہیں۔ جب آپ فائل کا انتخاب کرتے ہیں، ٹیمیں اصل کی ایک کاپی اپ لوڈ کریں گی۔
آپ کے پاس اشتراک کرنے کے لیے مختلف فائل تک رسائی کے اختیارات بھی ہیں۔ آپ اپنے کمپیوٹر سے براہ راست اپ لوڈ کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، یا آپ OneDrive کے لیے بزنس اکاؤنٹ استعمال کر سکتے ہیں۔ اگر آپ یا آپ کے منتظم نے اسے Teams ایپ میں شامل کیا ہے تو کوئی بھی فریق ثالث کلاؤڈ اسٹوریج قابل رسائی ہے۔
اگر آپ پیپر کلپ کا آئیکن استعمال کرنے کے مخالف ہیں تو آپ چیٹ کے فائلز ٹیب پر کلک کرکے فائل بھی اپ لوڈ کرسکتے ہیں۔ نیچے سکرول کریں اور فائل اپ لوڈ کرنے کے لیے شیئر کو منتخب کریں۔
ایک چینل میں اپنی ٹیم کے ساتھ اشتراک کرنا
آپ کو اس وقت تک انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے جب تک کہ آپ ویڈیو اپ لوڈ کرنے کے لیے ٹیم کے کسی رکن کے ساتھ چیٹ نہیں کر رہے ہیں۔ چینل میں Choose File کے لیے اسی پیپر کلپ آئیکون پر کلک کریں۔
متبادل طور پر، آپ اپنے چینل میں فائلز کے ٹیب پر بھی جا سکتے ہیں اور اپ لوڈ پر کلک کر سکتے ہیں۔ دونوں اختیارات آپ کو اگلی ونڈو کی طرف لے جاتے ہیں جہاں آپ فائلوں کو منتخب کر سکتے ہیں۔
لنک کا اشتراک کرنا
آپ گروپ میں یا انفرادی طور پر ان لوگوں کے ساتھ لنک شیئر کر سکتے ہیں۔ یہ Google Docs، ویب سائٹس، ویڈیوز وغیرہ کا اشتراک کرنے کے لیے غیر معمولی طور پر آسان اور بہترین ہے۔
آپ کو بس چیٹ باکس کے نیچے فارمیٹ آئیکن کو دبانے کی ضرورت ہے۔ پھر، تین افقی نقطوں کو تھپتھپائیں اور 'لنک' پر کلک کریں۔ لنک کو پیسٹ کریں اور فائل کو اپنے رابطہ پر بھیجیں۔
iOS کے ساتھ اشتراک کرنا
اگر آپ کسی iOS ڈیوائس سے کام کر رہے ہیں تو، فائل کا اشتراک کرنا نسبتاً آسان ہے، اور اقدامات ونڈوز پی سی کے استعمال کی طرح ہیں۔ اشتراک کرنے کا ایک آسان ترین طریقہ میسج باکس کے نیچے موجود Choose File پیپر کلپ آئیکن پر جانا ہے۔ وہاں سے، اپنے آلے سے فائل منتخب کریں یا کلاؤڈ اسٹوریج استعمال کریں۔
اگر آپ کسی ایسی فائل کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں جو پہلے سے ہی ٹیموں پر ہے، مزید اختیارات کے لیے بیضوی پر ٹیپ کریں اور فائلز تک نیچے سکرول کریں۔
متبادل طور پر، آپ پہلے سے اپ لوڈ کردہ فائل پر جا کر اور مزید اختیارات کے بیضوی آئیکن پر ٹیپ کرکے ٹیموں میں بھی اشتراک کر سکتے ہیں۔ نیچے سکرول کریں اور اشتراک کو منتخب کریں اور پھر تلاش کی خصوصیت کا استعمال کرکے اس شخص یا گروپ کا نام منتخب کریں جس کے ساتھ آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔
بلاشبہ، آپ ہمیشہ ان مراحل کو نظرانداز کر سکتے ہیں اور صرف کاپی لنک کی خصوصیت استعمال کر سکتے ہیں۔ لنک کا استعمال آپ کو ٹیمز ایپ سے باہر فائلوں کا اشتراک کرنے دیتا ہے۔ آپ بعد کی تاریخ میں فائل کو شیئر کرنے کے لیے ایک کاپی بھیجیں آپشن کے ذریعے اپنے فون پر ایک کاپی ڈاؤن لوڈ بھی کر سکتے ہیں۔
Android کے ساتھ اشتراک کرنا
اینڈرائیڈ ڈیوائس پر فائلوں کا اشتراک نسبتاً سیدھا ہے۔ کمپوزیشن باکس کے نیچے Choose File پیپر کلپ آئیکن پر ٹیپ کرکے گفتگو کے دوران فائلیں منسلک کریں۔ اپنے موبائل ڈیوائس یا کلاؤڈ سروس سے شیئر کرنے کے لیے فائل منتخب کریں۔ آپ فائلوں کو بعد میں اپنے آلے پر دیکھنے کے لیے ویب یا ڈیسک ٹاپ ایپ پر بھی اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔
اگر آپ ٹیموں پر پہلے سے اپ لوڈ کردہ کچھ شیئر کرنا چاہتے ہیں تو کیا ہوگا؟ ایپ کے نیچے نیویگیشن بار پر جائیں اور اوپر کی طرف سوائپ کریں۔ جب آپ مینو کے اختیارات دیکھیں گے، تو فائلز تک سکرول کریں، اور اسے منتخب کریں۔
وہاں سے، حال ہی میں کھلی فائلوں یا کلاؤڈ اسٹوریج فائلوں کی فہرست میں سے اپنی مطلوبہ فائل تلاش کریں۔ مزید اختیارات کے لیے بیضوی نشان پر ٹیپ کریں اور نیچے سکرول کریں اور شیئر پر ٹیپ کریں۔
اپنے وصول کنندگان کو منتخب کرنے کے لیے، آپ چیٹ ٹیب پر جا کر گروپ کے نام، شخص یا مطلوبہ الفاظ کے ذریعے تلاش کر سکتے ہیں۔ آپ چینل ٹیب سے وصول کنندگان کو بھی منتخب کر سکتے ہیں اور چینل کے نام یا مطلوبہ الفاظ کے ذریعے تلاش کر سکتے ہیں۔
اشتراک کی خصوصیت کے ساتھ تعاون کو آسان بنا دیا گیا۔
فائلوں کو بغیر کسی رکاوٹ کے اسی ایپ کے ساتھ بانٹیں اور تعاون کریں جسے آپ میٹنگز کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ آپ کے پاس مختلف قسم کے اپ لوڈ کے اختیارات ہیں اور وہ ایک ہی وقت میں فائلوں میں شریک ترمیم بھی کر سکتے ہیں۔ ویڈیو فائلوں پر تبصرہ کریں یا ٹیم کے دیگر اراکین کے ساتھ مل کر MS Office دستاویزات میں ترمیم کریں۔ جب آپ فائل پر کام کریں گے تو آپ کی تبدیلیاں بغیر کسی رکاوٹ کے ضم ہو جائیں گی۔
آپ ٹیمز شیئر فیچر کو کتنی بار استعمال کرتے ہیں؟ اشتراک کرنے کا آپ کا پسندیدہ طریقہ کیا ہے؟ کیوں؟ ذیل میں تبصرے کے سیکشن میں اپنے تجربات کے بارے میں ہمیں بتائیں۔